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忘年会・新年会案内状

忘年会・新年会の開催を社員・取引先・関係者にお知らせする案内状です。社内向け／取引先向け／部署単位など各シーンに対応。

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宛先 · 20,22 · 幅90
日付 · 125,10 · 幅65
差出人 · 115,55 · 幅75
件名 · 65,95 · 幅80
本文 · 20,115 · 幅170
記書き · 20,160 · 幅170

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忘年会・新年会の開催を社内・取引先に伝える、年末年始向け案内状テンプレート。

忘年会・新年会案内状とは？

忘年会・新年会案内状は、一年の労をねぎらう忘年会や、新年の門出を祝う新年会の開催を、社員・取引先・関係者にお知らせする年末年始限定の案内文書です。開催目的（一年の感謝・慰労／新年のご挨拶と結束）を示したうえで、日時・会場・会費・出欠返信締切・連絡先を「記」書きでまとめるのが基本構成。社内向けはシンプルに参加を促し、取引先向けは頭語・時候の挨拶・日頃の感謝を踏まえた格式ある文面に仕上げます。通常の懇親会案内状と異なり、忘年会・新年会は年末年始の恒例行事として特有の言い回し（一年のご厚誼／新年の門出／新春のご挨拶）が用いられるのが特徴です。TEMPLEXの忘年会・新年会案内状テンプレートなら、社内向け・取引先向け・部署単位など複数の文例プリセットから選ぶだけで、その年の幹事文書をすぐにPDF化できます。

こんな時に忘年会・新年会案内状が必要

  • 年末に社員の労をねぎらう社内忘年会の開催を全社・部署に周知するとき
  • 取引先・協力会社をお招きして年末のご挨拶を兼ねた忘年会を催すとき
  • 年明けに社員一同の結束を新たにする新年会の開催を案内するとき
  • 取引先との新年会・賀詞交歓会など新春のご挨拶の場を設けるとき
  • 〇〇部・〇〇課など部署単位の忘年会・新年会の出欠を取りまとめるとき
  • 複数の取引先を合同でお招きする新年合同懇親会の案内を出すとき
  • オンラインやハイブリッド形式で忘年会・新年会を開催する際の告知をするとき

忘年会・新年会案内状の書き方のポイント

  1. 1

    表題で「忘年会」か「新年会」かを明確にする

    「忘年会のご案内」「新年会のご案内」「〇〇部 忘年会のご案内」など、何の会かが一目で分かる表題を付けます。取引先合同の新年会であれば「新春賀詞交歓会のご案内」と書くと格式が上がります。

  2. 2

    時期に合った挨拶と開催趣旨を述べる

    忘年会は「本年も残すところあとわずかとなりました」「一年の労をねぎらい」など年末らしい導入、新年会は「新年あけましておめでとうございます」「新年の門出を祝い」など新春らしい導入で始めます。取引先向けは頭語（拝啓・謹啓）＋時候＋感謝を忘れずに。

  3. 3

    『記』書きで必須事項を箇条書きにする

    日時（曜日と開始・終了時刻）・会場（住所・電話・最寄駅）・会費（当日徴収／事前振込）・出欠返信締切・幹事の連絡先を必ず明記します。二次会の予定やドレスコードも箇条書きに含めると親切です。

  4. 4

    会費の扱いと支払い方法をはっきり示す

    「会費：〇〇円（当日会場にて）」「事前振込：〇〇月〇〇日までに下記口座へ」など、参加者が迷わない書き方をします。会社負担の場合はその旨を明記し、有志会費との違いを区別します。

  5. 5

    出欠返信の締切と連絡方法を具体化する

    会場・料理の手配のため、開催日の1〜2週間前を目安に締切を設定します。返信方法はメール・電話・社内チャット・回覧板などから選び、担当幹事と連絡先を必ず明記しましょう。

  6. 6

    社内向けはシンプル、取引先向けは格式を意識

    社内向けは簡潔でカジュアルに、取引先向けは「平素は格別のお引き立てを賜り」「ご臨席賜りますよう」など丁寧な定型句で統一します。TEMPLEXのプリセット本文を切り替えるだけで両方に対応できます。

忘年会・新年会案内状についてよくある質問

Q.忘年会・新年会の案内状はいつ送るべきですか？
A.会場確保や参加者のスケジュール調整を考慮し、開催日の3週間〜1か月前を目安に発送するのが一般的です。特に取引先向けの忘年会・新年会は年末年始で予定が埋まりやすいため、早めの案内が歓迎されます。社内向けでも最低2週間前には周知し、出欠返信期日は開催日の1〜2週間前に設定するとスムーズです。
Q.社内向けと取引先向けで文面は分けるべきですか？
A.はい、分けるのが基本です。社内向けは「日頃の業務、誠におつかれさまです」「一年の労をねぎらい」など慰労のトーンでシンプルに、取引先向けは頭語（拝啓・謹啓）＋時候の挨拶＋日頃の感謝＋ご臨席のお願いという格式ある構成にします。TEMPLEXのテンプレートでは社内向け・取引先向けのプリセット本文を切り替えられるので、同じテンプレートで両方に対応できます。
Q.会費はどのように記載すればよいですか？
A.「当日会場にてお支払いください」「事前振込：〇月〇日までに下記口座へ」「会社負担のため会費はかかりません」のいずれかを明確に書きます。参加者の心理的ハードルを下げるため、飲み放題の有無や食事内容を簡単に添えると親切です。女性・役職別の金額差を設ける場合もその旨を正確に明記します。
Q.出欠返信の締切はいつに設定すべきですか？
A.会場の人数確定やコース料理の発注がある場合は、開催日の1〜2週間前を締切に設定するのが一般的です。締切日は「〇月〇日（〇）まで」と曜日付きで明記し、返信方法（メール・電話・社内チャット・回覧）と幹事の連絡先を必ず併記しましょう。
Q.時候の挨拶は何を使えばよいですか？
A.厳密な時候表現なら忘年会は「師走の候」「歳末の候」、新年会は「新春の候」「初春の候」「大寒の候」が定番です。ただし「師走の候」は12月、「新春の候」は1月上旬など使える時期が限定されるため、11月〜1月のどこで送っても違和感がない「時下」「年末ご多忙の折」「本年もあとわずかとなりました」といった汎用表現をベースに、必要に応じて月固定の表現に差し替えるのが安全です。
Q.オンライン忘年会・新年会の場合は何を書けばよいですか？
A.会場の代わりに「開催形式：オンライン（Zoom / Teams）」と明記し、参加URL・ミーティングID・パスコード・事前配布物（ドリンク／おつまみセット）の送付方法を記します。接続テスト時間を設ける場合はその時間も併記し、通信トラブル時の連絡先も添えておくと安心です。
Q.通常の懇親会案内状との使い分けは？
A.年末年始の恒例行事である忘年会・新年会には、TEMPLEXの「忘年会・新年会案内状（annaijo-bounenkai）」テンプレートを、時期を問わない社内懇親会・異業種交流会・OB会などには「懇親会案内状（annaijo-konshinkai）」テンプレートをお使いください。どちらも同じ横書きレイアウトですが、プリセット本文が用途に合わせて最適化されており、文言を調整する手間が省けます。
Q.ドレスコードや服装指定は書いたほうがよいですか？
A.ホテル会場や取引先合同の会など、フォーマル度が高い会ではドレスコード（平服・ビジネスカジュアル・スーツなど）を明記したほうが親切です。社内のカジュアルな忘年会であれば省略しても構いません。二次会の予定がある場合も、会費別途の旨とあわせて記載するとトラブルを防げます。
法令・実務上の補足

案内状に記載する参加者名簿・連絡先は個人情報に該当します。利用目的の範囲内で扱い、会終了後は社内規程と個人情報保護法に従って適切に廃棄・保管してください。また、会費の徴収・精算は社内経費規程に沿って処理してください。

忘年会・新年会案内状に関連するキーワード

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  • 新春賀詞交歓会 案内
  • 忘年会 会費 案内
  • 部署 忘年会 案内

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