案内状
イベント・移転・開店などのご案内書類です。
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移転・開店・セミナー・展示会など、ビジネスの告知に使える案内状テンプレート。
案内状とは？
案内状は、事務所移転・新店舗開店・開業・セミナー・展示会・講演会・説明会など、ビジネスイベントや事業上の変更を取引先や顧客に「お知らせする」ための文書です。招待状が来賓をもてなす目的で送られるのに対し、案内状は情報を広く告知してマーケティングや周知につなげる性格が強く、出欠は任意で会費の記載も可能です。時候の挨拶と日頃の感謝から始め、案内する内容（何を・いつ・どこで）を正確に示し、問い合わせ先や地図を添えるのが基本構成です。TEMPLEXの案内状テンプレートなら、移転案内・開店案内・セミナー案内など用途に合わせた項目を入力するだけで、見やすくプロフェッショナルなPDFを即印刷できます。
こんな時に案内状が必要
- 事務所・本社・支店などオフィスを移転するときの移転案内状
- 新店舗のオープン・新規開業・リニューアルオープンを知らせる開店案内状
- セミナー・研修会・講演会・説明会の開催を告知するとき
- 展示会・内覧会・即売会・新商品発表会にご来場を呼びかけるとき
- 定期株主総会・会員総会など法人行事の開催を通知するとき
- 営業時間変更・休業日変更・年末年始休業などの業務連絡を案内するとき
- 新サービス・新支店開設・組織変更など事業上のトピックを告知するとき
案内状の書き方のポイント
- 1
件名・タイトルで要件を一目で伝える
「事務所移転のご案内」「新店舗開店のお知らせ」「○○セミナー開催のご案内」のように、何についての案内かが一読で分かるタイトルを付けます。メール案内状の場合は件名がそのまま開封率を左右します。
- 2
頭語・時候の挨拶・日頃の感謝で入る
「拝啓 陽春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。」のように、頭語＋時候＋安否＋感謝の定型で始めると格式が整います。
- 3
案内する要件を簡潔にまとめる
移転なら移転日・新住所・電話番号・FAX番号・業務開始日、セミナーならテーマ・日時・会場・講師・対象者・参加費など、相手が動くために必要な情報をすべて正確に記載します。
- 4
日時・場所は箇条書きで目立たせる
本文の流れで書くと見落とされやすいため、「記」書きで日時・会場・地図・定員・参加費などを箇条書きにします。最後に「以上」で締めるのがビジネス文書の作法です。
- 5
申込方法・問い合わせ先・期日を明記する
セミナーや展示会の案内では、申込フォームURL・電話番号・メールアドレス・定員・締切日を明示し、参加のハードルを下げます。移転・開店案内では、新旧住所の地図を添えると親切です。
- 6
結びの挨拶と今後のお願いで締める
「ご多用の折とは存じますが、ぜひご来場くださいますようお願い申し上げます」「今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます」など、今後の関係継続を願う言葉で締めます。
案内状についてよくある質問
Q.案内状と招待状の違いは何ですか？
Q.事務所移転の案内状はいつ送るのが適切ですか？
Q.セミナー案内状に必ず盛り込むべき項目は何ですか？
Q.案内状は郵送とメールどちらが適切ですか？
Q.縦書きと横書きはどちらを選ぶべきですか？
案内状の送付先リストは個人情報や取引先情報を含みます。利用目的の範囲内で扱い、宛名データの管理・廃棄は社内規程と個人情報保護法に従って行ってください。
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