移転の挨拶状
事務所移転・本社移転・店舗移転などを取引先にお知らせする挨拶状です。新住所・電話・業務開始日などの詳細記載に対応しています。
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事務所移転・本社移転・店舗移転を取引先へ格式高くお知らせする移転挨拶状テンプレート。
移転の挨拶状とは？
移転の挨拶状は、事務所移転・本社移転・支店移転・店舗移転など会社所在地の変更を、取引先やお得意様へ格式を整えて正式にお伝えするためのビジネス文書です。単に新住所を告知する「移転案内状」に対し、移転挨拶状は頭語・時候の挨拶・日頃のお引き立てへの感謝から始め、移転の報告と今後のお願いを礼節をもって述べる点に特徴があります。取引先は請求書送付先や社内マスタの住所変更など事務対応が必要となるため、遅くとも移転日の1か月前までには相手に届くよう発送するのがマナーです。TEMPLEXの移転挨拶状テンプレートなら、事務所移転・本社移転・店舗移転・事業拡大に伴う移転などシーン別の文例を選び、新住所・電話番号・FAX番号・業務開始日・最寄駅を記書きで整理した、すぐに印刷できるPDFが作成できます。
こんな時に移転の挨拶状が必要
- 事務所を別の場所へ移す際に取引先へ正式にご挨拶するとき
- 本社機能を移転し、主要取引先・関係先へ格式のあるご挨拶を送るとき
- 支店・営業所の移転を担当取引先にお知らせするとき
- 店舗を近隣・別エリアへ移転しリニューアルオープンを告知するとき
- 事業拡大・業容拡張に伴ってより広いオフィスへ移転するとき
- ビル老朽化・賃貸契約終了・区画再開発などで移転を余儀なくされたとき
- 顧問弁護士・税理士・金融機関・取引業者など業務関係者へ住所変更を連絡するとき
移転の挨拶状の書き方のポイント
- 1
頭語・時候の挨拶・感謝の言葉で格式を整える
「拝啓」「謹啓」などの頭語で始め、「陽春の候」「初夏の候」「盛夏の候」「晩秋の候」など季節に応じた時候の挨拶を続けます。続けて「平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます」と日頃の感謝を述べるのが、移転挨拶状の基本構成です。
- 2
移転の事実を端的に伝える
「このたび弊社は〇月〇日をもちまして下記へ移転することとなりました」と、移転する主体（本社・事務所・支店・店舗）・移転日・移転先を簡潔に伝えます。長々と事情を書かず、事実のみを上品にまとめるのが挨拶状の作法です。
- 3
新住所・新連絡先は「記」書きで明記する
新住所・新電話番号・新FAX番号・移転日・業務開始日・最寄駅などは本文の流れに溶け込ませず、「記」として箇条書きで示します。取引先は請求書送付先や社内システムの登録変更に使うため、正確さが最重要です。
- 4
移転理由は前向きに、または書かない選択も
「業務拡充に伴い」「事業拡大のため」「お客様の利便性向上のため」など前向きな理由を添えると好印象です。賃貸契約終了・ビル老朽化など後ろ向きな事情は無理に触れず、移転の事実と今後の抱負だけを記す書き方も一般的です。
- 5
移転日と業務開始日が異なる場合は両方を明示
引越作業中は業務が停止することが多いため、「移転日：〇月〇日／新オフィスでの業務開始日：〇月〇日」と別々に書き、取引先が連絡や訪問のタイミングを誤らないよう配慮します。電話・FAX番号の切替日も同様に明記します。
- 6
今後の関係継続を願う結びで締める
「今後とも変わらぬご愛顧ご指導を賜りますようお願い申し上げます」「旧に倍するお引き立てを賜りますよう」など、これまで以上のお付き合いをお願いする言葉で結び、「敬具」「謹白」で締めます。必要に応じて新オフィス周辺の地図を同封すると親切です。
移転の挨拶状についてよくある質問
Q.移転の挨拶状はいつ送るべきですか？
Q.移転の挨拶状と移転案内状は何が違いますか？
Q.移転先の地図は同封すべきですか？
Q.はがき・二つ折りカード・封書のどれが適切ですか？
Q.移転理由は必ず書かないといけませんか？
Q.移転日と業務開始日が違う場合はどう書きますか？
Q.取引先以外に誰に送るべきですか？
移転挨拶状の発送先リストは取引先情報・個人情報を含みます。個人情報保護法に基づき利用目的の範囲内で扱い、宛名データの管理・廃棄は社内規程に従って適切に行ってください。また、移転に伴い法人登記簿上の本店所在地が変わる場合は、法務局への本店移転登記（原則として移転日から2週間以内）や、税務署・都道府県税事務所・年金事務所・労働基準監督署等への届出も忘れずに行いましょう。
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