支払通知書（支払明細書）
買い手が取引先へ「今回お支払いする内容」を通知する書類です。締め支払い・請求書レス取引の明細通知に使え、明細・消費税・支払予定日を記載。インボイス制度の仕入明細書方式（相手方の確認）にも対応しています。
| 日付（納品日・検収日など） | 品目・内容 | 数量 | 単価 | 金額 | |
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全テンプレート共通で使用されます。
締め支払い・請求書レス取引で、買い手が支払内容を取引先に知らせる支払通知書（支払明細書）のテンプレート。明細から消費税・合計を自動計算してPDF作成。
支払通知書（支払明細書）とは？
支払通知書（支払明細書）は、代金を支払う側（買い手・発注側）が、取引先（売り手・受注側）に対して「いつ・どの取引の代金を・いくら支払うか」を通知する書類です。売り手が発行する請求書のちょうど鏡写しにあたり、月末締めで複数回の納品分をまとめて支払う締め支払いや、売り手が請求書を発行せず買い手側の検収にもとづいて支払額を確定する請求書レス取引で使われます。記載するのは、対象期間、納品明細（日付・品目・数量・単価・金額）、小計・消費税・合計、お支払予定日、お支払方法で、支払前に「相違があれば〇日までにご連絡ください」と相手の確認を求めるのが実務の定型です。インボイス制度では、買い手が作成する仕入明細書（支払通知書）に売り手の登録番号など所定の事項を記載し、相手の確認を受けることで、適格請求書の代わりとして仕入税額控除に使うこともできます（仕入明細書方式）。本テンプレートは明細表から小計・消費税・合計（税込）を自動計算し、相殺・控除の補足も記載できます。なお、従業員に渡す給与の支払明細（給与明細）とは別の書類です。
こんな時に支払通知書（支払明細書）が必要
- 月末締めなどの締め支払いで、当月納品分の支払額の内訳を取引先に知らせるとき
- 請求書レス取引（EDI・発注システム連携など）で、買い手側から支払額を通知するとき
- 検収ベースの取引で、検収に合格した分だけを支払対象として通知するとき
- インボイス制度の仕入明細書方式で、買い手作成の支払明細を仕入税額控除に使うとき
- 外注先・協力会社・仕入先への毎月の支払案内を定型化したいとき
- 返品・値引き・相殺があり、支払額の内訳を説明して支払前に確認を取りたいとき
- 支払予定日と振込方法をあらかじめ知らせて、相手の入金照合の手間を減らしたいとき
支払通知書（支払明細書）の書き方のポイント
- 1
どの期間・どの取引の支払いかを最初に示す
「2026年5月1日〜5月31日（5月度検収分）」のように、締め期間や検収月を対象期間として明記します。相手は自社の売上記録と突き合わせて確認するため、何月分の支払いかが曖昧だと照合できません。月次の締め支払いなら「〇月度」、検収ベースなら「〇月度検収分」と書き添えます。
- 2
明細は相手が照合できる粒度で書く
日付（納品日・検収日）・品目・数量・単価・金額を1行ずつ並べます。相手の納品書・売上台帳と1行ずつ突き合わせられる粒度にするのがポイントです。明細が粗すぎると「どの納品の分か分からない」と問い合わせが発生し、確認が長引きます。
- 3
消費税と合計を明確に区分する
小計（税抜）→消費税→合計（税込）の順に区分して示します。インボイス制度では税率ごとに合計した支払対価の額・適用税率と消費税額等の記載が求められるため、税率（10%か8%か）も明示します。軽減税率8%の品目が混在する場合は、税率ごとに通知書を分けて作成すると確実です。
- 4
インボイス対応なら「相手（売り手）の登録番号」を書く
支払通知書を仕入明細書方式のインボイスとして使う場合、記載する登録番号は自社のものではなく、課税仕入れの相手方＝売り手の登録番号です。ここを自社の番号と取り違える誤りが非常に多いので注意してください。国税庁の記載例でも、宛名（売り手）側に登録番号が付されています。番号は国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで確認できます。
- 5
相殺・控除は名目と金額を明示する
返品・値引き・相殺がある場合は「返品分 △3,300円」のように名目と金額をはっきり書きます。なお取適法（旧下請法）の対象取引では、発注後の減額は名目を問わず禁止で、振込手数料を受注側に負担させて代金から差し引くことも書面合意があっても違反とされています。控除には正当な根拠が必要です。
- 6
支払予定日・支払方法と確認期限で締めくくる
「お支払予定日：2026年6月30日」「貴社指定口座へ振込（振込手数料は当社負担）」のように、いつ・どうやって支払うかを明記します。あわせて前文に「相違がある場合は〇月〇日までにご連絡ください」と確認期限を入れておくと、金額の食い違いを支払前に解消でき、訂正・再振込の手間を防げます。
支払通知書（支払明細書）についてよくある質問
Q.支払通知書とは何ですか？請求書とどう違いますか？
Q.支払通知書の発行は義務ですか？
Q.インボイス制度で支払通知書を適格請求書の代わりにできますか？
Q.仕入明細書方式で記載する登録番号は、自社と相手のどちらのものですか？
Q.「相手方の確認」はどのように受ければよいですか？
Q.返品や相殺がある場合はどう書けばよいですか？
支払通知書そのものに法令上の発行義務や様式の定めはありません。ただし、インボイス制度の仕入明細書方式で仕入税額控除の請求書等として保存する場合は、消費税法30条9項3号・消費税法施行令49条4項の記載事項（作成者の氏名又は名称／課税仕入れの相手方＝売り手の氏名又は名称及び登録番号／取引年月日／取引内容（軽減税率対象ならその旨）／税率ごとに合計した支払対価の額及び適用税率／税率ごとに区分した消費税額等）をすべて満たし、相手方の確認を受けたものに限られます。本テンプレートは単一税率の明細を想定しているため、軽減税率8%対象が混在する場合は税率ごとに分けて作成してください。また、取適法（中小受託取引適正化法・旧下請法、2026年1月施行）の対象取引では、代金の支払期日は給付の受領日から60日以内に定める必要があり、発注後の減額（振込手数料を受注側負担として代金から差し引くことを含む）は禁止行為とされています。
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