内定通知書
企業が採用選考の結果、応募者へ採用内定を正式に通知する書類です（採用通知書とも呼ばれます）。入社予定日・雇用形態・勤務地などの採用条件や、内定承諾書の提出依頼・提出期限をまとめて伝えられます。新卒・中途どちらにも対応します。
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内定通知書（採用通知書）を無料テンプレートですぐ作成。入社予定日・採用条件・内定承諾書の提出依頼までまとめて通知。新卒・中途対応。
内定通知書とは？
内定通知書とは、企業が採用選考の結果、応募者を採用すること（採用内定）を正式に通知する書類です。中途採用やパート・アルバイトでは「採用通知書」と呼ばれることも多く、いずれも採用が決まったことを応募者へ知らせる文書という点で同じです。口頭やメールで内定を伝えるだけでも内定自体は成立し得ますが、後の認識違いを防ぐため、書面（またはPDF）で通知し、入社予定日・雇用形態・勤務地・職種などの採用条件、内定承諾書の提出依頼と提出期限をあわせて案内するのが一般的です。法律上、内定は判例で『始期付解約権留保付労働契約』と解されており、内定通知と応募者の承諾によって労働契約が成立します。そのため企業は正当な理由なく内定を取り消すことはできません。なお、内定通知書は採用の事実を伝える文書であり、賃金・労働時間などの労働条件を明示する『労働条件通知書』とは別物で、労働条件通知書は労働基準法に基づき別途交付が必要です。
こんな時に内定通知書が必要
- 採用選考の結果、応募者へ採用内定を正式に通知するとき（人事・採用担当）
- 内定者へ入社予定日・雇用形態・勤務地などの採用条件を書面で伝えたいとき
- 内定承諾書・誓約書などの提出書類と提出期限をあわせて案内したいとき
- 口頭やメールで伝えた内定を、正式な書面として記録に残したいとき
- 新卒・中途・パート・アルバイトの採用が決まり、採用通知書を発行するとき
- 内定式や入社手続きの案内に先立って、内定の事実を文書化したいとき
内定通知書の書き方のポイント
- 1
表題と「採用内定を決定した」旨を明確に書く
表題は「内定通知書」が一般的で、中途採用などでは「採用通知書」としても構いません。本文では「厳正な選考の結果、貴殿を採用内定とすることに決定いたしましたのでご通知申し上げます」のように、採用を決定した事実をはっきり伝えます。応募・選考への参加に対する御礼を一文添えると、丁寧で印象のよい通知になります。
- 2
差出人は会社名・代表者・問い合わせ先まで明記する
内定通知書は会社が個人（内定者）へ宛てて発行する正式文書です。差出人欄には会社名・部署名・代表者または採用担当者名・住所・電話番号を記載し、内定者が問い合わせや返送をしやすいようにします。会社の角印や代表者印を押すと、文書としての信頼性が高まります。
- 3
採用条件は記書きで整理し、労働条件通知書との役割を分ける
入社予定日・雇用形態・職種・勤務地・試用期間などの採用条件は、本文の後の「記」で箇条書きにすると分かりやすくなります。ただし、賃金・労働時間・休日などの正式な労働条件は、労働基準法に基づく『労働条件通知書』で別途明示する義務があります。内定通知書に概要を書く場合も「詳細は労働条件通知書にてお知らせします」と添え、両者の役割を分けておくと安全です。
- 4
内定承諾書の提出依頼と期限・提出方法を示す
内定通知書には、内定承諾書（入社承諾書）の提出依頼と提出期限、提出方法（郵送・持参・電子提出など）を明記します。承諾書や誓約書を同封する場合は、同封書類の一覧と返送先も記載すると、内定者が迷わず手続きを進められます。郵送する際は送付状を添えると、より丁寧な対応になります。
- 5
内定取消事由に触れる場合は限定的・合理的にとどめる
「卒業（修了）できなかった場合」「健康上の重大な事由で勤務が困難な場合」「経歴や提出書類に重大な虚偽があった場合」など、内定取消事由を記載する場合は、客観的・合理的な範囲にとどめます。会社が一方的・恣意的に内定を取り消せるかのような表現は、後のトラブルや無効判断につながるため避けます。
- 6
郵送・PDF交付など交付方法を選ぶ
内定通知書は、郵送（送付状を添える）、内定者への手渡し、PDFのメール添付など、状況に応じて交付します。電子的に交付する場合も、内定者がいつでも確認・保存できる形にしておくと安心です。発行日は実際に通知する日付にそろえ、内定承諾書の提出期限と矛盾しないようにします。
内定通知書についてよくある質問
Q.内定通知書と労働条件通知書は何が違いますか？
Q.内定通知書と内定承諾書はどう違いますか？
Q.内定通知書と採用通知書は同じものですか？
Q.内定通知書は必ず書面で出さなければいけませんか？
Q.内定通知書を出したあとで内定を取り消すことはできますか？
Q.内定通知書に社印（角印）は必要ですか？
内定は、判例上「始期付解約権留保付労働契約」と解されており、内定通知と応募者の承諾によって労働契約が成立します（最高裁昭和54年7月20日判決ほか）。そのため、会社が客観的・合理的な理由を欠いたまま内定を取り消すと、解雇権の濫用と同様に違法・無効と判断されることがあります（採用内定取消し）。また、内定通知書は採用内定の事実を伝える文書であり、賃金・労働時間・就業場所・業務内容などの労働条件を明示する「労働条件通知書」とは別の書類です。労働条件の明示は労働基準法15条・職業安定法等に基づく使用者の義務であり、遅くとも労働契約の締結（入社）時までに、書面または労働者が希望する場合は電磁的方法で交付する必要があります。内定通知書に採用条件の概要を記載する場合でも、別途、正式な労働条件通知書を交付してください。内定取消事由を記載する場合も合理的な範囲にとどめ、判断に迷う場合は社会保険労務士・弁護士など専門家への確認をおすすめします。
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