不採用通知書
採用選考の結果、ご縁がなかった応募者へ丁重にお知らせする書類です。中途・新卒・書類選考・アルバイトなどシーン別の文例と、応募書類の取扱い（破棄・返却）の記載に対応しています。
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全テンプレート共通で使用されます。
応募への感謝と選考結果を丁寧に伝える不採用通知書（お祈りレター）の無料テンプレート。書類選考・面接後・アルバイトの文例つき、応募書類の取扱いも明記できます。
不採用通知書とは？
不採用通知書とは、企業が採用選考の結果、応募者を採用しないこと（お見送り）を知らせる文書です。応募者側からは「お祈りメール」「お祈りレター」と呼ばれることもあります。不採用の通知方法に法律上の決まりはありませんが、連絡をしないまま放置すると応募者の不安を招き、口コミなどを通じて企業イメージの低下につながるため、選考から1週間以内を目安に、応募者全員へ結果を伝えるのが採用実務の基本です。本文は「応募への感謝→慎重に選考した→誠に残念ながらご期待に沿えない→今後のご活躍を祈念」という流れで簡潔にまとめ、不採用の理由は記載しないのが一般的です。あわせて、お預かりした履歴書・職務経歴書など応募書類の取扱い（返却するか、責任をもって破棄するか）を明記すると、個人情報を気にする応募者への配慮になります。連絡手段はメールが主流ですが、履歴書の原本を返却する場合や、書面で丁寧に伝えたい場合は郵送の通知書が適しています。
こんな時に不採用通知書が必要
- 書類選考の結果、不採用となった応募者へ選考結果を通知するとき
- 一次面接・最終面接のあとに、不採用（お見送り）を文書で伝えるとき
- 中途採用の応募者へ、郵送で選考結果を通知するとき
- 新卒採用の不合格通知を、メールではなく書面で送りたいとき
- アルバイト・パートの応募者へ、採用見送りの連絡をするとき
- お預かりした履歴書・職務経歴書を返却する際に、同封する通知文を作るとき
- メールで伝えた選考結果を、応募書類の返却にあわせて正式な書面でも送るとき
不採用通知書の書き方のポイント
- 1
表題は「選考結果のご通知」など婉曲な表現にする
表題に「不採用通知書」と直接書くと事務的で冷たい印象を与えるため、実務では「選考結果のご通知」「選考結果のお知らせ」とするのが一般的です。本文を読めば結果が分かる構成にし、表題では結論を断定しないのが、応募者への配慮として定着しています。
- 2
「感謝→慎重に選考→残念ながら→活躍祈念」の流れで書く
本文は、応募・来社への感謝、慎重に選考を重ねた旨、「誠に残念ながら今回はご期待に沿いかねる結果となりました」という結果、最後に今後のご活躍・就職活動の成功を祈念する一文、の4段構成が基本形です。結果はあいまいにせず一読で伝わるように書きつつ、全体は簡潔に、丁寧な敬語でまとめます。
- 3
不採用の理由は書かない
不採用の理由を応募者に開示する法律上の義務はなく、通知書には理由を記載しないのが採用実務の原則です。理由を細かく書くと、応募者からの反論や問い合わせ、差別的な選考と受け取られるトラブルの火種になりかねません。問い合わせを受けた場合も「総合的に判断した結果」と回答するにとどめるのが無難です。
- 4
応募書類の取扱い（返却・破棄）を明記する
履歴書・職務経歴書は個人情報です。通知書の末尾に「責任をもって当社にて破棄いたします」または「同封のとおり返却いたします」と取扱いを明記すると、応募者の不安を解消できます。破棄する場合はシュレッダーなど復元できない方法で処分し、返却する場合は通知書に書類を同封して郵送します。
- 5
選考から1週間以内を目安に、約束した期日を守って送る
不採用通知は選考後2〜3日から遅くとも1週間以内に送るのが目安です。面接時に「〇日以内にご連絡します」と伝えた場合はその期日を厳守し、遅れそうなときは先に遅延の連絡を入れます。通知が遅い・連絡がない対応は応募者の不信感を招き、口コミを通じて採用活動全体に悪影響を及ぼします。
- 6
メールと書面（郵送）を使い分ける
不採用の連絡はスピード重視でメールが主流ですが、履歴書の原本など応募書類を返却する場合は、通知書を同封した郵送が必要になります。また、役員面接後の通知や、紙の応募書類で受け付けた求人では、書面のほうが丁寧な印象になります。本テンプレートは郵送・手渡し用の書面として、そのまま印刷して使えます。
不採用通知書についてよくある質問
Q.不採用通知に理由は書くべきですか？
Q.不採用通知はいつまでに送ればよいですか？
Q.不採用の場合に連絡をしない「サイレント」対応でもよいですか？
Q.預かった履歴書は返却すべきですか？破棄してもよいですか？
Q.不採用通知はメールと書面（郵送）のどちらで送るべきですか？
Q.不採用通知書と内定通知書はどう使い分けますか？
不採用の通知方法や時期、不採用理由の開示について、法律上の定めはありません。応募者から理由を尋ねられた場合も回答義務はなく、開示するかどうかは企業の任意です（在職者・退職者に対する労働基準法22条の証明書交付義務とは異なります）。一方、履歴書・職務経歴書などの応募書類は個人情報であり、個人情報保護法上、返却の義務はないものの、利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱わず、利用する必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努める必要があります（同法22条）。また職業安定法（第5条の5）および同法に基づく指針は、求職者の個人情報を業務の目的の範囲内で収集・保管・使用し、保管の必要がなくなった情報は破棄・削除する措置を求めています。なお、採用選考は応募者の適性・能力に基づいて行うことが求められ（厚生労働省「公正な採用選考」）、性別・国籍・思想信条など適性・能力と無関係な事項を理由とする不採用や、それを示唆する記載はトラブルや法令抵触のおそれがあるため避けてください。
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