催促状
支払期日を少し過ぎた代金について、相手との関係に配慮しながら穏やかに入金を促す催促状です。督促状の前段として、行き違いへのお詫びを添えた柔らかい文面で送れます。
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入金や対応をやわらかくお願いする、最初の・穏便な催促状テンプレート。行き違いへのお詫びを添えて、取引関係を保ったまま支払いを促せます。フォーム入力でPDF作成。
催促状とは？
催促状は、支払期限や対応期限を数日〜1週間ほど過ぎた相手に、入金や対応をやわらかくお願いするための、最初の・穏便な通知です。多くの場合、未入金・未対応の原因は単なる行き違いやうっかり忘れだと想定し、相手を責めず、取引関係を損なわないトーンで「ご確認のうえお手続きください」と促す点が特徴です。未払い回収は一般に「電話・メール → 催促状 → 督促状 → 催告書（内容証明）→ 支払督促・訴訟」という段階を踏みます。催促状はこの流れの最初の書面で、より強い警告である督促状や、法的措置を予告する最終督促状（催告書）の一段階手前に位置づけられます。本テンプレートは、宛先・差出人・本文に加え、ご請求金額・請求書番号・当初のお支払期限・今回（再設定）の期限・お振込先を記書きにまとめられ、「本状と行き違いにご入金いただいている場合はご容赦ください」という行き違いへのお詫びを既定で添えます。角を立てずに支払い・対応を促したい初回のリマインドに最適です。
こんな時に催促状が必要
- 請求書の支払期限を数日〜1週間ほど過ぎても入金が確認できないとき（初回のお願い）
- 電話・メールでの連絡とあわせて、記録に残る書面でやんわり入金状況を確認したいとき
- 納品物・成果物・回答など、お願いしていた対応の進捗を確認したいとき
- 相手との取引関係を保ちつつ、角を立てずに支払いを促したいとき
- 単なる行き違い・うっかり忘れの可能性が高く、強い督促を避けたいとき
- 会費・月謝・家賃など、定期的な集金の入金が遅れている相手に確認するとき
- 督促状や法的措置に進む前に、まず穏便な一通でリマインドしておきたいとき
催促状の書き方のポイント
- 1
まずは穏やかなトーンで「確認のお願い」として書く
初回の催促では、相手の事情も考えられるため、責めるのではなく「ご入金の確認ができておりません。ご確認のうえお支払いください」という支払状況の確認の形で伝えます。「至急」「直ちに」といった強い言葉や、督促・警告を匂わせる表現は避け、丁寧な依頼の姿勢を保つことで、取引関係を損なわずに済みます。
- 2
行き違いへのお詫びを必ず添える
催促状を送った後に入金されるケースは珍しくありません。相手が「払ったのに催促された」と感じないよう、「本状と行き違いにご入金いただいております場合は、何卒ご容赦ください」というお詫びの一文を前もって入れておくのがビジネスマナーの定石です。本テンプレートはこの一文を既定で添えています。
- 3
請求内容を記書きで具体的に特定する
どの請求についての催促かが一目で分かるよう、ご請求金額・請求書番号・当初のお支払期限を記書きに明記します。金額や番号が曖昧だと、相手が確認に手間取り、かえって入金が遅れます。請求書の控えと突き合わせて、正確な数字を記載しましょう。
- 4
今回のお支払期限（再設定の期限）を示す
「いつまでに対応すればよいか」が分からないと相手は動きにくいため、今回のお支払期限・ご対応期限を改めて示します。当初期限と今回期限を併記すると、行き違いの可能性に配慮しつつ、期日を伝えられます。あわせてお振込先を記載すれば、相手はすぐに手続きできます。
- 5
段階を踏み、いきなり強い表現にしない
催促状は「やわらかい初回 → 督促状 → 最終督促状（催告書）」という段階の最初です。一通目から法的措置をちらつかせると関係が悪化します。催促状で反応がなければ次に督促状、それでも応じなければ内容証明郵便の催告書へと、段階的に強めていくのが基本の流れです。
- 6
送付日と差出人・連絡先を明記する
いつ出した催促かが分かるよう発行日を入れ、差出人（会社名・担当部署・氏名・連絡先）を明記します。相手が支払いや問い合わせをしやすいよう、電話番号も記載しておくと親切です。差出人情報は他の書類と共有され、一度入力すれば自動で引き継がれます。
催促状についてよくある質問
Q.催促状と督促状はどう違いますか？
Q.催促状はいつ送ればよいですか？
Q.催促状に必ず入れるべき項目は何ですか？
Q.「行き違い」のお詫び文はなぜ必要なのですか？
Q.催促状を送っても入金されない場合はどうすればよいですか？
Q.請求書を再送するのと催促状はどう使い分けますか？
催促状そのものに、法令で定められた書式や送付方法の決まりはありません。穏便な初回のお願いという性質上、配達証明付き内容証明郵便などの厳格な送付方法も通常は不要です。ただし、催促しても入金がなく法的措置（支払督促・訴訟・契約解除）に進む可能性がある段階では、到達日を公的に証明できる内容証明郵便で催告書を送るのが一般的です。売掛金などの債権には消滅時効（原則5年）があるため、長期間放置せず、催促・督促を適切な時期に行うことが回収の観点から重要です。なお、相手を威圧する文言や事実に反する記載は、状況によってトラブルのもとになり得るため避けてください。
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