在職証明書
会社が従業員の在職（在籍）を証明する書類です。賃貸借契約・住宅ローン・各種審査・ビザ申請などの提出用に、氏名・入社日・雇用形態・所属・業務内容・年収などを記載できます。
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従業員が現在その会社に在職していることを会社が証明する在職証明書のテンプレート。賃貸・住宅ローン・ビザ・クレジット審査用にフォーム入力でPDF作成。
在職証明書とは？
在職証明書は、ある人物が現在その会社に在籍し勤務していること（在職）を、会社が証明する書類です。「在籍証明書」とも呼ばれます。賃貸物件の入居審査、住宅ローン・自動車ローンなど各種ローンの審査、外国籍社員のビザ（在留資格）の変更・更新、クレジットカードの与信審査などで、勤務先・勤続年数・収入の安定性を示す根拠資料として提出を求められます。在職証明書には法律で定められた統一様式はなく（任意様式）、会社が任意に作成できますが、金融機関・自治体・入管などの提出先が独自の様式を指定する場合は、その様式に転記する必要があります。記載するのは、氏名・生年月日・住所などの本人情報と、入社年月日・雇用形態・所属・役職・業務内容・年収といった在職事項、そして在職の事実を証明する一文と、証明する会社・代表者です。本テンプレートは、入力のある項目だけを表組みで表示し、ローン審査向けの年収やビザ申請で重視される業務内容も記載できます。
こんな時に在職証明書が必要
- 賃貸物件の入居審査で、勤務先や勤続年数の確認を求められたとき
- 住宅ローン・自動車ローン・各種ローンの審査で在籍・収入の証明が必要なとき
- 外国籍の従業員が在留資格（ビザ）の変更・更新を申請するとき
- クレジットカードの新規申込・与信審査で在職の証明を求められたとき
- 配偶者の勤務先での扶養手続き等で、在職している事実の確認が必要なとき
- 保証会社の審査で、安定した収入があることを示す資料として提出するとき
- 従業員から「在職証明書を発行してほしい」と依頼を受けた人事・総務担当が作成するとき
在職証明書の書き方のポイント
- 1
「現在も在職している」事実を明確に書く
在職証明書の核は、対象者が証明日時点で在籍・勤務しているという事実です。証明文に「上記の者は、現在当社に在職していることを相違なく証明します」と明記し、退職した人の証明（退職証明書）と混同されないようにします。退職予定者の場合は在職中であることを前提に発行します。
- 2
入社年月日・雇用形態・所属・業務内容を漏れなく記載する
審査側が知りたいのは「いつから・どんな立場で・何をして在職しているか」です。入社年月日（勤続年数の根拠）、雇用形態（正社員・契約社員・パート等）、所属部署、役職、具体的な業務内容を記載します。特にビザ申請では、在留資格の範囲内の業務かを審査するため、業務内容は具体的に書きます。
- 3
提出先が様式を指定していないか先に確認する
在職証明書に法定の様式はありませんが、金融機関・自治体・出入国在留管理庁などが独自のフォーマットや必須記載項目を指定していることがあります。発行前に提出先の指定様式の有無を確認し、指定がある場合はその様式の項目に合わせて記載すると、再提出の手間を防げます。
- 4
ローン審査では年収、ビザ申請では報酬を記載する
住宅ローンなど返済能力が問われる審査では、年収欄を記載すると説得力が増します。ビザ（在留資格）申請でも報酬額の記載が重視されます。年収を証明する場合は、証明文を「上記の年収を得ていることを相違なく証明します」とするプリセットを使い、記載した金額と整合させます。
- 5
発行日と会社・代表者名を必ず入れる
審査では発行から3か月以内など、証明書の鮮度が問われることがあります。発行日を必ず入れ、証明する会社名・所在地・電話番号と、証明者（代表者）名を記載します。会社が事実を保証する書類であることを示すため、社印や代表者印を押すのが一般的です（押印は必須ではありません）。
- 6
個人情報は正確に、虚偽なく記載する
氏名・生年月日・住所・年収など個人情報を含むため、漏洩・紛失に注意して取り扱います。記載内容は実際の労働条件に基づいて正確に書き、勤続年数や年収を実態と異なる内容にしてはいけません。第三者（保証会社・金融機関等）へ提出する場合は、本人の依頼・同意に基づいて発行するのが原則です。
在職証明書についてよくある質問
Q.在職証明書と在籍証明書・就労証明書はどう違いますか？
Q.在職証明書と退職証明書はどう違いますか？
Q.在職証明書に決まった様式はありますか？
Q.会社は在職証明書を必ず発行しなければなりませんか？
Q.賃貸やローンの審査では何を記載すればよいですか？
Q.本人ではなく会社が提出先に直接出す場合の注意点は？
在職証明書に、法律で定められた統一様式はありません（任意様式）。在職中の従業員に対する在職証明書の発行を会社に義務付ける法律もなく、発行は任意です（退職後に交付する退職証明書は労働基準法第22条で発行義務が定められていますが、これとは別の書類です）。在職証明書には氏名・生年月日・住所・年収などの個人情報が含まれるため、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）に留意し、漏洩・紛失のない適正な取り扱いと、第三者提出時の本人の同意・依頼を前提とします。記載内容は実際の労働条件に基づいて正確に記載し、勤続年数・年収などを虚偽に記載してはいけません。保育園・学童の利用申請や、金融機関・出入国在留管理庁への提出では、各提出先が指定する様式・記載項目が優先される場合があります。本テンプレートは一般的な書式であり、特定の提出先での受理を保証するものではありません。
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