退職証明書
会社が退職者に対して、退職の事実・在職期間・業務・退職事由などを証明する書類です。労働基準法22条により、退職者から請求があった事項のみを記載します。転職先提出や国民健康保険・年金の手続きに使えます。
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退職の事実・在職期間・退職事由を会社が証明する退職証明書テンプレート。転職先提出・国保/国民年金・扶養手続きに。労基法22条対応で本人が請求した項目だけを記載。
退職証明書とは？
退職証明書は、ある人が会社を退職したという事実を、会社（使用者）が証明するために発行する書類です。労働基準法第22条に基づき、退職した本人から請求があったときに会社が遅滞なく交付します。記載できるのは「使用期間（在職期間）・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の事由（解雇の場合はその理由）」の5項目で、しかも本人が請求した事項だけを書くのが原則です。本人が望まない項目を勝手に記載すると労働基準法違反になるため、本テンプレートは各項目を任意入力にし、必要な欄だけを埋めて印刷できます。転職先への提出、国民健康保険・国民年金への切り替え、家族の扶養に入る手続きなどで使われます。退職証明書は会社が直接本人へ交付する私的な証明書であり、失業給付の手続きに使う離職票（ハローワークが発行）とは別物です。
こんな時に退職証明書が必要
- 転職先の企業から、前職の在籍・退職の証明として提出を求められたとき
- 退職後に国民健康保険・国民年金へ切り替える手続きで退職日・在職期間を証明するとき
- 配偶者や親の健康保険の被扶養者（扶養）に入る手続きで退職を証明するとき
- 離職票がまだ届かず、退職の事実を急ぎ書面で示したいとき
- 在職期間や担当業務の証明が必要な資格申請・各種手続きに使うとき
- 退職者から労働基準法第22条に基づく証明書の交付を請求され、会社が発行するとき
退職証明書の書き方のポイント
- 1
記載できるのは労基法22条の5項目だけと知る
退職証明書に書けるのは「使用期間（在職期間）・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の事由」の5項目に限られます（退職事由が解雇の場合はその理由を含む）。これは労働基準法第22条が定める範囲で、5項目以外の人事評価や私的な情報は記載しません。本人特定のための氏名・生年月日を添えるのが一般的です。
- 2
本人が請求した項目だけを書く
最重要のルールです。5項目のうち、退職者本人が証明を求めた項目だけを記載し、本人が望まない項目は書いてはいけません。本人が請求しない事項を勝手に記載すると労働基準法違反になります。本テンプレートは各欄を任意入力にしているので、請求された欄だけを埋めてください。
- 3
解雇理由は本人が請求したときだけ書く
退職事由が解雇であっても、本人が「解雇の事実のみ」の証明を求めた場合は、解雇の理由を書いてはいけません。理由まで証明してほしいと本人が請求したときに限り、退職事由欄に理由を記載します。請求がなければ「会社都合により退職」など事実のみにとどめます。
- 4
在職期間は入社日と退職日で正確に示す
使用期間（在職期間）は、入社年月日と退職年月日を和暦・西暦のいずれかに統一して記載します。試用期間や休職期間の扱いに迷う場合は、雇用契約書や出勤簿などの人事記録と突き合わせ、実際の在籍に基づいて正確に書きます。
- 5
会社名・所在地・代表者名を入れて押印する
証明者である会社の名称・所在地・代表者名（または事業主名）を明記し、社判（角印）や代表者印を押して証明書としての体裁を整えます。発行日を入れ、退職者から請求があれば遅滞なく交付します。
- 6
離職票とは別物。失業給付はハローワーク様式で
退職証明書は会社が本人へ直接交付する私的な証明書です。失業給付（基本手当）の受給手続きに使う離職票はハローワークが発行する別の書類なので、混同しないようにします。本人の用途（転職先提出・国保年金・扶養など）に合わせて発行してください。
退職証明書についてよくある質問
Q.退職証明書には何を書けますか？
Q.退職証明書と離職票は何が違いますか？
Q.会社は退職証明書を必ず発行しないといけませんか？
Q.解雇された場合、解雇理由は書いてもらえますか？
Q.退職証明書はいつ・誰がもらえますか？
Q.保育園に出す就労の証明にも使えますか？
退職証明書は労働基準法第22条に基づく証明書です。記載できるのは「使用期間・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の事由（解雇の場合はその理由）」の5項目で、退職者本人が請求した事項のみを記載しなければならず、本人が請求しない事項を記入することは同条で禁止されています（違反は労働基準法違反となります）。退職した労働者から請求があったときは、使用者は遅滞なくこれを交付する義務があり、退職証明書の請求権の時効は退職後2年です（同法第115条）。退職証明書は会社が本人へ直接交付する私的な証明書であり、失業給付の受給手続きに用いる離職票（雇用保険被保険者離職票・ハローワークが発行）や、その発行のため会社がハローワークへ提出する離職証明書とは別の書類です。失業給付に関する手続きは、ハローワークの所定様式によってください。本テンプレートは一般的な書式であり、個別の労使紛争・解雇事案については、弁護士・社会保険労務士・所轄の労働基準監督署にご確認ください。
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