旅費精算書（出張旅費精算書）
出張に伴う交通費・宿泊費・日当などの旅費を精算する書類です。出張目的・出張先・出張期間を記載し、明細の合計と仮払金との差引精算額を自動計算します。
| 日付 | 区間・内容 | 区分 | 金額（円） | |
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全テンプレート共通で使用されます。
出張の交通費・宿泊費・日当を1枚で精算。出張目的・出張先・期間と明細を入力し、仮払金を差し引いた差引精算額まで自動計算する旅費精算書テンプレート。
旅費精算書（出張旅費精算書）とは？
旅費精算書（出張旅費精算書）は、業務で出張した社員が、その出張でかかった交通費（新幹線・航空券・タクシーなど）・宿泊費・日当（出張手当）をまとめて会社に申請し、立替分や仮払金を精算するための書類です。本テンプレートは、出張目的・出張先・出張期間を記したうえで、「日付・区間／内容・区分・金額」を行追加できる明細表に入力すると、旅費合計を自動集計。出張前に仮払金を受け取っている場合は、旅費合計から仮払金を差し引いた差引精算額（会社へ請求する額、または返金する額）まで自動で計算します。日常のさまざまな立替をまとめる経費精算書や、日々の近距離の電車賃を精算する交通費精算書と違い、旅費精算書は「1回の出張」に紐づき、日当・宿泊費を含むのが特徴です。交通費・宿泊費は領収書を添付し、日当は出張旅費規程に基づく定額で計上するのが一般的な運用です。
こんな時に旅費精算書（出張旅費精算書）が必要
- 営業・商談・契約のために遠方へ日帰り／宿泊出張し、新幹線・航空券・宿泊費を立て替えたとき
- 展示会・見本市の視察や、工場・支店・現場への往訪から戻って経費を精算するとき
- 出張前に仮払金（前渡金）を受け取り、帰社後に実費との差額を精算するとき
- 出張旅費規程に基づく日当・宿泊費の定額を申請するとき
- 出張報告書（成果報告）とあわせて、経費の根拠資料として経理に提出するとき
- 複数の交通機関・宿泊をまたぐ出張で、交通費・宿泊費・日当を区分して整理したいとき
- 出張ごとに精算書を分けて、いつ・どこへ・いくらかかったかを記録に残したいとき
旅費精算書（出張旅費精算書）の書き方のポイント
- 1
出張目的・出張先・出張期間をまず明記する
旅費精算書は「業務上必要な出張」であることが大前提です。「〇〇商談のため」「大阪府大阪市 株式会社〇〇」「2026年5月10日〜12日（2泊3日）」のように、目的・行き先・期間（泊数）を最初に書きます。これは日当・宿泊費の日数計算の根拠になり、税務上も業務出張であることを示す材料になります。
- 2
交通費は区間・経路と手段を具体的に書く
「東京→新大阪（新幹線・往復）」のように、出発地・到着地・往復の別・利用した交通手段を明記します。経路が分かることで金額の妥当性が確認でき、差し戻しを防げます。現地での移動（地下鉄・バス・タクシー）も忘れずに行を分けて入れましょう。
- 3
宿泊費・日当は出張旅費規程に従って計上する
宿泊費は規程の上限内で、日当は規程に定めた定額（日数×単価）で計上します。日当は実費精算ではないため、食事代や雑費がオーバーしても追加支給はされません。規程がある会社では、役職区分（役員・部長級・一般など）に応じた金額を確認して記入します。
- 4
領収書を添付し、日付順に並べる
交通費・宿泊費は領収書（原本）の添付が原則で、明細の内容が正しいことの裏付けになります。領収書は明細の日付順にそろえると確認がスムーズです。一方、日当は規程に基づく定額のため領収書は不要です。備考欄に「領収書添付」と記しておくと親切です。
- 5
仮払金を受け取っていたら差引精算額を出す
出張前に仮払金（前渡金）を受け取っている場合は、「旅費合計 − 仮払金 ＝ 差引精算額」を計算します。差引がプラスなら不足分を会社へ追加請求、マイナスなら余った分を会社へ返金します。仮払金の額を正確に書かないと精算が合わなくなるため、受け取った金額をそのまま記入します。
- 6
出張後はすみやかに、出張報告書とセットで提出する
記憶が新しいうちに、領収書をそろえて早めに精算します。多くの会社では出張報告書（成果の報告）と旅費精算書（経費の精算）をセットで提出します。報告書は業務成果、精算書はお金、と役割が分かれているため、両方そろえると経理・上長の確認が一度で済みます。
旅費精算書（出張旅費精算書）についてよくある質問
Q.旅費精算書と経費精算書・交通費精算書はどう違いますか？
Q.日当（出張手当）には所得税がかかりますか？
Q.日当に領収書は必要ですか？
Q.仮払金を受け取っている場合の精算はどうしますか？
Q.インボイス制度で出張の経費はどう扱われますか？
Q.旅費精算書と出張報告書は両方必要ですか？
本テンプレートは社内の出張旅費の申請・精算用の帳票です。出張旅費・宿泊費・日当のうち「その旅行について通常必要であると認められる部分の金額」は、所得税法上の非課税（旅費）として扱われ給与課税されません（所得税法第9条第1項第4号）。「通常必要」かどうかの判定は、所得税基本通達9-3により、(1) 支給額が全役員・全使用人を通じて適正なバランスが保たれた基準で計算されているか、(2) 同業種・同規模の他社が一般的に支給している金額に照らして相当か、という観点で行われます。これを著しく超える高額な日当・宿泊費は、超える部分が給与とみなされ課税・仕入税額控除の対象外となるおそれがあるため、合理的な金額を出張旅費規程に定めて運用してください。インボイス制度下では、従業員等に支給する出張旅費等のうち通常必要と認められる金額について「出張旅費等特例」により帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められます（適格請求書等保存方式に関するQ&A 問107 ほか）。海外出張に係る旅費等は原則として国内消費税の課税仕入れにはなりません（タックスアンサー No.6459）。日当・宿泊費・交通費の具体的な金額や税務処理は個別事情で異なるため、出張旅費規程の整備や判断は税理士・所轄税務署にご確認ください。
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