交通費精算書
営業訪問や外出で使った電車・バスなどの交通費を月単位で精算する書類です。日付・訪問先・経路・金額の明細を行追加でき、合計を自動計算します。
| 日付 | 訪問先・用務 | 経路 | 交通手段 | 金額 | |
|---|---|---|---|---|---|
未設定
印鑑・印影の画像をアップロードしてください。
全テンプレート共通で使用されます。
営業訪問・外出で立て替えた電車・バス代を月次でまとめて精算。日付・経路・金額を入力すれば交通費合計と差引精算額まで自動計算できる交通費精算書テンプレート。
交通費精算書とは？
交通費精算書は、社員が営業訪問・打ち合わせ・外出などの業務で立て替えた近距離・日常の交通費（電車・バス・タクシー代など）を、会社にまとめて申請し払い戻し（精算）を受けるための書類です。電車・バスは1乗車ごとに領収書を取りにくいため、乗車日・経路（区間）・交通手段・金額を一覧にしたこの精算書が領収書の代わりになり、多くの会社では対象月ごとに集計して提出します。本テンプレートは「日付・訪問先（用務）・経路・交通手段・金額」を行追加できる明細表で入力でき、交通費合計を自動集計。仮払金を入力すれば差引精算額（追加支給・返金）も計算します。なお、自宅と勤務地を往復する通勤費は給与の「通勤手当」として扱われ（公共交通機関は月15万円までが非課税）、業務上の移動を精算する交通費精算書とは別物です。宿泊・日当を伴う出張は旅費精算書、交通費以外も含む立替は経費精算書を使い分けてください。
こんな時に交通費精算書が必要
- 営業訪問・商談で月内に複数回外出し、電車・バス代をまとめて精算するとき
- 会議・研修・セミナー・現場立会いなどへの外出交通費を申請するとき
- 直行直帰でICカード（Suica・PASMO等）を使い、領収書が出ない区間の履歴をまとめるとき
- タクシーや自家用車を業務で使い、領収書とあわせて精算するとき
- 仮払金を受けて外出し、実費との差額（過不足）を清算するとき
- 月末に1か月分の業務交通費を一覧にして経理・上長へ提出するとき
- 定期券区間を除いた業務分の交通費だけを正しく申請したいとき
- パート・アルバイト・派遣を含む従業員が立替交通費を申請するとき
交通費精算書の書き方のポイント
- 1
対象月を決めて1か月分をまとめる
交通費は1乗車ごとに領収書を取りにくいため、「2026年5月分」のように対象月を決め、その月の業務移動を1枚にまとめて月次で申請するのが基本です。締め日を会社のルールに合わせ、申請日も忘れずに記載します。
- 2
日付・訪問先・経路・交通手段・金額を1行ずつ書く
1回の移動を1行とし、「日付／訪問先・用務／経路（区間）／交通手段／金額」を埋めます。経路は「東京→品川（往復）」のように出発地と到着地、往復の別まで書くと、経理が運賃を確認しやすくなります。用務（誰と何のため）を添えると業務利用であることが明確になります。
- 3
往復・最安経路で金額を確認する
金額は実際に乗った運賃を、往復なら往復額で記載します。会社の規程で「最も経済的・合理的な経路」での精算が求められることが多いため、乗換案内アプリ等で運賃と経路を確認してから入力すると差し戻しを防げます。
- 4
通勤の定期区間は二重計上しない
すでに通勤手当（定期券）が支給されている区間を業務でも通った場合、その区間は交通費精算から除きます。「定期券区間（〇〇〜〇〇）は除いて計上」と備考に書いておくと、通勤手当との二重取りでないことが伝わります。
- 5
領収書が出ない区間はICの利用履歴で補う
電車・バスは領収書が出ないことが多いため、本精算書の明細自体が支払いの記録になります。必要に応じてICカードの利用履歴を印刷・添付すると、金額と区間の裏付けになります。タクシーや有料道路など領収書が出るものは、その領収書を添付します。
- 6
仮払金があれば差引精算額を示す
事前に仮払金を受けている場合は、その額を入力すると「交通費合計 − 仮払金 ＝ 差引精算額」が計算されます。プラスなら会社から追加支給、マイナスなら会社へ返金です。仮払いがなければ交通費合計がそのまま請求額になります。
交通費精算書についてよくある質問
Q.交通費精算書と旅費精算書・経費精算書は何が違いますか？
Q.通勤の交通費（通勤手当）もこの精算書で申請できますか？
Q.電車・バスは領収書が出ません。どう精算すればよいですか？
Q.インボイス制度で交通費の領収書（インボイス）は必要ですか？
Q.金額はどの経路・運賃で書けばよいですか？
Q.仮払金を受け取っている場合の精算はどうなりますか？
本テンプレートは、業務上の移動にかかる近距離・日常の交通費を従業員が立て替え、会社に精算（払い戻し）申請するための一般的な様式です。自宅と勤務地を往復する通勤費は給与とあわせて支給される「通勤手当」であり、公共交通機関を利用する場合は1か月あたり15万円までが所得税の非課税限度額です（マイカー・自転車通勤は通勤距離の区分ごとに別途の限度額があり、令和7年分以後の支給分から引き上げられるなど改正が続いています）。業務上の移動を精算する本書類とは性格が異なり、定期券区間の移動は二重計上にならないよう除外します。消費税のインボイス制度では、公共交通機関（電車・バス・船舶等）による旅客の運送は1回の取引が税込3万円未満なら「公共交通機関特例」により会社側はインボイスの保存が不要（帳簿のみで仕入税額控除可）で、従業員に支給する出張旅費・通勤手当等も「出張旅費等特例」により帳簿のみの保存で控除が認められます。いずれもインボイスの保存が不要という意味であり、経費計上に必要な日付・区間・金額の記録は別途必要です。各社の旅費交通費規程（経済的・合理的な経路での精算、申請期限、添付書類など）に従ってください。
交通費精算書に関連するキーワード
- 交通費精算書 テンプレート
- 交通費精算書 書き方
- 交通費精算書 エクセル 無料
- 交通費精算 ルール
- 交通費 精算 経路
- 旅費交通費精算書
- 立替 交通費 精算
- 営業 交通費 精算
- 交通費 月次 精算
- 交通費 インボイス 公共交通機関特例
- 通勤手当 交通費 違い
- 交通費精算書 ひな形
- 仮払金 精算
他の書類もお探しですか？テンプレート一覧を見る
