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業務引継書

異動・退職・休職の際に、後任者へ担当業務を漏れなく引き継ぐための書類です。引継ぎ概要・担当業務一覧・各業務の手順や期限・進行中の案件・関係先・資料やアカウントの保管場所・注意点・引継ぎ確認欄で構成します。

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退職・異動・産休の引き継ぎに。担当業務・進行中案件・関係先・注意点を後任者へ渡す業務引継書を無料作成

業務引継書とは？

業務引継書は、退職・異動・産休育休などで担当が替わるときに、前任者が担当業務の一覧・手順・進行中の案件・関係先の連絡先・注意点を後任者へ正確に渡すための社内文書です。TEMPLEXのテンプレートなら、引継ぎの概要、業務一覧、各業務の手順、進行中案件・未完了タスク、関係者・取引先の連絡先、資料・データの保管場所、注意点・イレギュラー対応、引継者・後任者・確認者の署名欄まで、実務で必要な項目をそろえた構成を用意。シーン別の前文プリセット（退職時・異動時・一時不在）と各セクションの記入例から選んで埋めるだけで、後任者が迷わず業務に入れる引継書がA4で作れます。Word・Excel不要、ブラウザで入力してそのままPDFダウンロードできます。

こんな時に業務引継書が必要

  • 退職にあたり、担当してきた業務を後任者へ引き継ぐとき
  • 部署異動・配置転換で担当業務が変わるとき
  • 産休・育休・長期休職など一時的に業務を離れるとき
  • 出向・転勤・担当替えで顧客やプロジェクトを引き継ぐとき
  • 進行中の案件や未完了タスクを抜け漏れなく申し送りたいとき
  • 取引先・社内の関係者連絡先と注意点を後任者に渡したいとき
  • 引継ぎ漏れによる業務停滞やトラブルを防ぎたいとき
  • 上司・引受者の確認（承認）印を付けて引継ぎの記録を残したいとき

業務引継書の書き方のポイント

  1. 1

    まず担当業務をすべて洗い出して一覧化する

    頭の中にある業務を業務名で書き出し、日次・週次・月次・随時の頻度と優先度（高・中・低）を付けます。網羅性が引継書の価値を決めるので、細かい随時業務も漏らさず並べます。後任者がまず「何を・どのくらいの頻度でやるのか」を把握できるようにするのが最重要セクションです。

  2. 2

    「何を」だけでなく「なぜ・どう進めるか」を書く

    各業務は目的・背景と、いつどの資料を見て誰に確認するかという手順まで記します。判断する箇所・止まりやすい箇所を添えると、後任者が例外対応を自分で判断できます。詳細な手順書（マニュアル）がある業務は、その所在を案内し要約に留めれば十分です。

  3. 3

    進行中案件は進捗・次アクション・期限を必ずセットで書く

    「対応中」で終わらせず、どこまで終わってどこから未完了か、次に誰が何をするか、いつまでにを明記します。締切のある案件は優先順位も併記します。退職・異動の引継ぎで最もトラブルになりやすい箇所のため、案件名・進捗・次アクション・期限・関係者をひとまとめに書きます。

  4. 4

    関係先と資料の場所を整理する

    社内・社外の連絡先を役割（窓口・決裁者）つきで並べ、ファイルやマニュアルの保管フォルダ・命名ルールを書きます。「この相手は担当変更に敏感」などの定性情報も添えると有効です。ID・パスワードは引継書本体に書かず、別紙やパスワード管理ツールで渡すのが安全です。

  5. 5

    シーンに合わせて前文と分量を調整する

    退職時は前任者に後で聞けないため詳細に、異動・一時不在は不在期間や復帰後の問い合わせ可否を加えます。産休・育休・長期休職の場合は不在期間と緊急連絡の可否、期限付きタスクを中心にまとめます。前文プリセットからシーンを選んで書き出します。

  6. 6

    引継者・後任者・確認者の署名欄で締める

    誰から誰へ引き継ぎ、上司が確認したかを記録します。引継完了日と3者の押印欄を残すと、後の問い合わせ先と引継ぎの証跡になります。社内文書として上司が確認者となり、引継者・後任者・確認者の3者で押印する運用が一般的です。

業務引継書についてよくある質問

Q.業務引継書と引き継ぎマニュアルは何が違いますか？
A.引継書は引継ぎの要点（業務一覧・進行中案件・関係先・注意点）を簡潔にまとめた文書、マニュアルは手順を逐一詳しく書いた資料です。マニュアルがある業務は、引継書ではその所在を案内し、要約に留めれば十分です。引継書は「誰に・何を渡すか」の地図、マニュアルは「どうやるか」の手順書と考えると整理しやすくなります。
Q.退職時と異動時で書き方は変えるべきですか？
A.退職時は前任者に後から質問できないため、進行中案件や注意点まで詳細・網羅的に書きます。異動・産休など一時不在は、不在期間と復帰後・緊急時の連絡可否を加え、期限付きタスク中心にまとめます。本テンプレートは前文プリセットでシーン（退職時・異動時・一時不在）を切り替えられ、記書きの記入例もシーンごとに用意しています。
Q.退職時誓約書や退職届と同じものですか？
A.別物です。退職届は辞める意思表示、退職時誓約書は秘密保持などの約束を示す書類で、業務引継書は業務そのものを後任に渡す実務資料です。引継書には誓約・同意の文言ではなく、業務一覧・手順・進行中案件・関係先・注意点を書きます。退職時はそれぞれ別に作成します。
Q.アカウントのIDやパスワードも書いていいですか？
A.引継書本体への直書きは避け、「別紙で引き継ぐ」「管理者へ申請」と案内するのが安全です。パスワードは保管場所のセクションで管理方法だけ記し、実際の値はパスワード管理ツールや封書で渡してください。引継書は回覧・保管されることが多く、機微情報を載せると情報漏えいのリスクがあるためです。
Q.誰が誰に宛てて作る書類ですか？
A.引継ぎを行う前任者が作成し、後任者（引受者）に渡します。社内文書として上司が確認者となり、引継者・後任者・確認者の3者で押印する運用が一般的です。本テンプレートも末尾に3者の署名・押印欄と引継完了日欄を用意しています。
Q.進行中の案件はどこまで詳しく書けばいいですか？
A.案件名・進捗・次に取るべきアクション・期限・関係者をセットで書きます。「対応中」だけでは後任者が動けないため、どこまで終わって次に誰が何をするのかまで具体的に記載してください。先方の返答待ちなら「いつまでに動きがなければこちらから連絡する」といった次の一手まで添えると、引継ぎ後の停滞を防げます。
法令・実務上の補足

法律上の作成義務はない社内文書です。ただし、アカウントID・パスワード・個人情報・取引先の機微情報を記載する場合は、社内の情報管理規程・秘密保持義務に従い、本書への直書きを避けるなど取り扱いに注意してください。

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