発注書
取引先に発注内容を正式に伝える書類です。
| 品名・仕様 | 数量 | 単位 | 単価 | 金額 | |
|---|---|---|---|---|---|
未設定
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全テンプレート共通で使用されます。
取引条件を明文化し、発注ミスとトラブルを防ぐ発注書テンプレート。
発注書とは？
発注書とは、商品・原材料・制作物・業務などを外部に依頼する際に、発注する側が「この条件で発注します」と受注者に書面で伝える書類です。内容は注文書とまったく同じで、呼び方の違いだけです。見積書を受領し内容を確認したうえで正式に発注する場面や、下請法の対象となる取引で書面交付義務を果たす場面などで発行します。発注書があると、品目・数量・単価・納期・支払条件などの合意事項が明確になり、後日の「言った・言わない」のトラブルを防げます。取引の証跡としても重要で、経理処理や税務調査の際にも根拠書類として活用されます。
こんな時に発注書が必要
- 見積書を受け取り、正式に発注することが決まったとき
- 制作・加工・業務委託などを外注先に依頼するとき
- 下請法の対象取引で、発注内容を書面で交付する義務があるとき
- 継続的な取引で、個別の発注内容をその都度書面化したいとき
- 電話・チャットで決めた内容を公式な発注書として残したいとき
- 原材料・部品・備品などを仕入先に定期的に注文するとき
- 税務調査・内部監査に備えて取引記録を整備したいとき
発注書の書き方のポイント
- 1
宛先・発行者情報を正しく記載する
宛先は受注者の正式な会社名に「御中」、担当者宛の場合は「様」を使い分けます。発行者側は自社の会社名・住所・電話番号・担当部署・担当者名を記載し、問い合わせ先を明確にしておきます。
- 2
発注番号と発行日で管理性を高める
発注書には必ず発行日と発注番号（No.）を振ります。後続の納品書・検収書・請求書と番号で紐付けることで、経理・購買の照合作業がスムーズになり、トラブル時の追跡も容易です。
- 3
品目・数量・単価・金額を曖昧さなく書く
品名に加え、型番・仕様・サイズ・カラーなど識別に必要な情報を入れ、数量・単価・小計を明記します。最下段に小計・消費税・合計金額を整理し、税抜・税込の区別を明確にします。
- 4
納期・納品場所・支払条件を具体的に
納期は「○月○日必着」など具体的な日付で、納品場所は住所・建物名まで書きます。支払条件（締め日・支払日・振込手数料負担）も記載し、受注者との認識ずれを防ぎます。
- 5
特記事項・契約条件は備考に集約
検収方法、分納の可否、キャンセル時の取り扱い、瑕疵対応、秘密保持など、通常の表には収まらない条件は備考欄にまとめます。基本契約がある場合は「○○基本契約書に基づく」と記載しておきます。
発注書についてよくある質問
Q.発注書と注文書はどう違いますか？
Q.発注書はどちらが発行する書類ですか？
Q.発注書に収入印紙は必要ですか？
Q.発注書の保存期間は何年ですか？
Q.発注書はメールやPDFで送ってもいいですか？
Q.発注書に基本契約の記載は必要ですか？
発注書は買い手からの一方的な申込書にとどまる限り、印紙税法上の課税文書には当たらず、収入印紙は不要です。ただし、(1)基本契約書で「発注書の発行をもって個別契約が成立する」旨が定められている場合、(2)発注書と注文請書をあわせて請負契約が成立する場合、(3)発注書に双方が署名押印して契約書としての性格を持つ場合などは、請負に関する契約書（第2号文書）や継続的取引の基本となる契約書（第7号文書）に該当し、契約金額に応じた収入印紙が必要になることがあります。PDF・メールなど電子的に授受した発注書には印紙税はかかりませんが、電子帳簿保存法に沿った電子保存が義務づけられます。また、下請法の適用取引では、発注者に3条書面（発注書）の交付義務があり、必要記載事項を満たすことが求められます。
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