注文書
商品・サービスを注文する際に使用する書類です。
| 品名・仕様 | 数量 | 単位 | 単価 | 金額 | |
|---|---|---|---|---|---|
未設定
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全テンプレート共通で使用されます。
発注内容を書面で正確に伝え、トラブルを防ぐ注文書テンプレート。
注文書とは？
注文書とは、商品やサービスを購入する側（買い手）が、売り手に対して「この内容で注文します」と正式に意思表示するための書類です。口頭やメールのやり取りだけでは「言った・言わない」のトラブルが起こりがちですが、注文書を発行しておくことで、品目・数量・単価・納期・納品場所などの取引条件を双方で明確に共有できます。下請法の適用対象となる取引では、発注者に書面交付義務があり、注文書（発注書）がその書面として機能します。見積書を受領したあとの正式注文のタイミングで発行するのが一般的で、ビジネスにおける基本書類のひとつです。
こんな時に注文書が必要
- 見積書を受け取り、正式に発注することを決めたとき
- 商品・原材料・備品などを仕入先に注文するとき
- 外注先に制作・加工・運送などの業務を依頼するとき
- 継続取引の中で個別の発注内容を書面で残したいとき
- 下請法の対象となる取引で、発注内容を書面交付する必要があるとき
- 電話やメールで済ませた注文を、あとから正式な書類として整えたいとき
- 経理・監査のために取引の証跡を残したいとき
注文書の書き方のポイント
- 1
宛名と発行者を正確に書く
宛先には取引先の正式名称を株式会社・有限会社などの法人格を省略せずに記載し、「御中」を付けます。自社側は会社名・部署名・担当者名・住所・電話番号まで記載し、連絡を取れる状態にしておきます。
- 2
発行日と注文書番号を入れる
発行日は実際に注文書を出した日付を記載します。注文書番号を振っておくと、後続の納品書・請求書との突合や、社内での管理・検索が格段に楽になります。
- 3
品目・数量・単価・金額を明確に
品名（型番・仕様）、数量、単位、単価、小計を一行ずつ記載し、最下段で小計・消費税・合計金額を整理します。あいまいな表記は後のトラブルの元になるため、仕様は具体的に書き切ることが重要です。
- 4
納期・納品場所・支払条件を明記する
「いつまでに」「どこへ」納品するかを具体的に書きます。支払条件（月末締め翌月末払いなど）や振込先、送料負担の扱いも記載しておくと、受注側とのすり合わせがスムーズです。
- 5
備考欄で特記事項を補足する
分納の可否、検収方法、キャンセル条件、特別な取り決めなど、フォーマットに収まらない事項は備考欄にまとめて記載します。双方が共通認識を持てる粒度で書くのがポイントです。
注文書についてよくある質問
Q.注文書と発注書はどう違いますか？
Q.注文書はどちらが発行するものですか？
Q.注文書に収入印紙は必要ですか？
Q.注文書の保管期間はどのくらいですか？
Q.電子データで送る注文書でも問題ありませんか？
通常の注文書（買い手からの一方的な申込書）は、印紙税法上の課税文書に該当せず収入印紙は不要です。ただし、(1)注文書に双方が署名押印して契約が成立するケース、(2)基本契約などで「注文書の発行をもって契約が成立する」と定められているケース、(3)見積書等と合わせて申込みと承諾が一体となるケースなどでは、注文書が「請負に関する契約書（第2号文書）」等に該当し、契約金額に応じた収入印紙の貼付が必要になる場合があります。なお、PDFやメールなど電子的に授受した注文書には印紙税はかかりません（電子帳簿保存法に基づく電子保存の対象になります）。
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