予約メールの例文｜レストラン・ホテル・会議室の書き方

2026年5月21日

2026年5月22日

予約メールの基本構成

予約メールで最も大切なのは、「日時・人数・氏名・連絡先・要望」を漏れなく伝えることです。必要な情報が揃っていれば、相手は1通で予約を確定できます。不足があると確認のやり取りが増え、希望日を逃す原因にもなります。

件名 — 「予約のお願い」＋日付や店名を入れると管理しやすい
挨拶 — ビジネス利用なら「お世話になっております」、個人利用なら簡潔でOK
予約内容 — 日時・人数・希望（席・部屋タイプ・設備など）を箇条書き
連絡先 — 当日の連絡用に電話番号を記載
結び — 確認の返信をお願いする一文

予約メールを送ったら、確認の返信が届くまで予約は確定していないと考えましょう。2〜3営業日経っても返信がない場合は電話で確認するのが確実です。

レストラン予約の例文

レストランの予約メールでは、利用目的（接待・歓送迎会・記念日など）を伝えると、席の配置や料理の提案など、お店側も適切な準備がしやすくなります。

接待でのレストラン予約メール

件名：○月○日のご予約のお願いお世話になっております。株式会社△△の□□と申します。下記の内容で予約をお願いしたく、ご連絡いたしました。【予約内容】希望日時：○月○日（○）19:00〜人数：6名利用目的：取引先との会食希望：個室（お座敷またはテーブル席）コース：○○コース（お一人様○,○○○円）【アレルギー・苦手な食材】・甲殻類アレルギー 1名ご予約の可否をご連絡いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。 ────────────── 株式会社△△ □□ □□（幹事） TEL：090-XXXX-XXXX Email：xxxxx@example.co.jp ──────────────

少人数での食事予約メール

件名：○月○日のご予約について ○○レストラン御中下記の内容で予約をお願いしたくご連絡いたしました。希望日時：○月○日（○）12:00〜人数：2名希望：窓側の席がありましたらお願いいたします氏名：□□ □□ TEL：090-XXXX-XXXX ご予約可能かどうか、ご確認いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。

ホテル予約の例文

ホテルへの予約メールでは、チェックイン・チェックアウトの日時、部屋タイプ（禁煙・喫煙の希望含む）、宿泊人数を明記します。禁煙・喫煙の指定がないとホテル側の判断になるため、希望がある場合は必ず書き添えましょう。出張の場合は領収書の宛名も伝えておくとスムーズです。

出張でのホテル予約メール

件名：○月○日〜○日の宿泊予約のお願い ○○ホテル予約係御中下記の内容で宿泊を予約したくご連絡いたしました。【宿泊内容】チェックイン：○月○日（○）15:00頃チェックアウト：○月○日（○）泊数：○泊部屋タイプ：シングルルーム（禁煙）人数：1名【その他のご要望】・領収書の宛名：株式会社△△ ・到着が遅くなる場合は事前にお電話いたしますご予約の可否と宿泊料金をお知らせいただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。 ────────────── 株式会社△△ □□ □□ TEL：090-XXXX-XXXX Email：xxxxx@example.co.jp ──────────────

複数名の出張ホテル予約メール

件名：○月○日〜○日の宿泊予約（○名分）のお願い ○○ホテル予約係御中お世話になっております。株式会社△△の□□でございます。社員の出張に伴い、下記の内容で宿泊を予約したく存じます。チェックイン：○月○日（○）チェックアウト：○月○日（○）部屋数：シングルルーム（禁煙）× 3室宿泊者：□□ □□、○○ ○○、△△ △△ 領収書は1枚にまとめて「株式会社△△」宛てでお願いいたします。ご予約状況とお見積もりをお知らせいただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。 ────────────── 株式会社△△ 総務部 □□ □□（氏名） TEL：03-XXXX-XXXX Email：xxxxx@example.co.jp ──────────────

会議室・セミナールーム予約の例文

貸し会議室やセミナールームを予約する場合は、利用時間（準備・撤収込み）、参加人数、必要な設備を漏れなく伝えましょう。プロジェクターやマイクなど設備の追加にはオプション料金がかかることがあります。

貸し会議室では支払い方法（振込・クレジットカード・当日現金など）が施設ごとに異なり、トラブルになりやすいポイントです。予約時にお支払い方法を確認しておきましょう。事前に下見ができるかどうかもあわせて聞いておくと安心です。

貸し会議室の予約メール

件名：○月○日の会議室ご予約のお願い ○○会議室ご予約担当者様お世話になっております。株式会社△△の□□でございます。下記の内容で会議室をお借りしたく、ご連絡いたしました。【利用内容】希望日時：○月○日（○）13:00〜17:00（準備・撤収含む）利用人数：20名利用目的：社内研修【必要な設備】・プロジェクター・スクリーン・ホワイトボード・Wi-Fi 【レイアウト】スクール形式ご予約の可否と料金をお知らせいただけますと幸いです。あわせて、お支払い方法についてもご案内いただけますと助かります。よろしくお願いいたします。 ────────────── 株式会社△△ □□ □□ TEL：03-XXXX-XXXX Email：xxxxx@example.co.jp ──────────────

予約変更メールの例文

※前日・当日の急な変更は、メールではなく必ず電話で連絡しましょう。メールでは相手が確認するまでタイムラグがあり、直前の変更が伝わらないリスクがあります。

予約内容を変更する場合は、「変更前→変更後」を明確に記載します。口頭でのやり取りと違い、メールは記録が残るため、変更点をはっきり書いておくと認識のズレを防げます。

予約変更メール例文

件名：○月○日のご予約内容の変更のお願い ○○レストラン御中お世話になっております。 ○月○日19:00で予約をしております□□でございます。予約内容の変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。【変更内容】人数：6名 → 8名コース：変更なし（○○コース）お席のご調整が可能かどうか、ご確認いただけますと幸いです。お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 ────────────── 株式会社△△ □□ □□ TEL：090-XXXX-XXXX Email：xxxxx@example.co.jp ──────────────

キャンセルメールの例文

※前日・当日のキャンセルは、メールではなく必ず電話で連絡しましょう。メールは確認までにタイムラグがあるため、直前の連絡手段としては不十分です。

キャンセルはできるだけ早く連絡するのがマナーです。キャンセル料の発生有無を確認する一文を添えると、後日トラブルになることを防げます。

キャンセルメール例文

件名：○月○日のご予約キャンセルのお願い ○○ホテル予約係御中 ○月○日よりシングルルーム1泊で予約をしております □□と申します。誠に申し訳ございませんが、急な出張日程の変更により、上記の予約をキャンセルさせていただきたく存じます。直前のキャンセルとなり大変恐縮です。キャンセル料が発生する場合はご請求いただけますようお願いいたします。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。またの機会にぜひ利用させていただきたく存じます。 ────────────── 株式会社△△ □□ □□ TEL：090-XXXX-XXXX Email：xxxxx@example.co.jp ──────────────

レストランの場合、当日キャンセルや連絡なしのキャンセル（ノーショー）はキャンセル料100%が一般的です。やむを得ない事情でも必ず事前に連絡しましょう。

予約確認への返信メール

お店や施設から予約確認メールが届いたら、「確認しました」の返信を送るのが丁寧です。予約番号がある場合は返信に含めておくと、当日の受付もスムーズになります。

予約確認への返信例文

件名：Re: ○月○日のご予約確認 ○○レストランご担当者様ご確認いただきありがとうございます。下記の内容で承知いたしました。日時：○月○日（○）19:00〜人数：6名コース：○○コース当日はよろしくお願いいたします。 ────────────── 株式会社△△ □□ □□ TEL：090-XXXX-XXXX Email：xxxxx@example.co.jp ──────────────

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