リマインドメールの例文｜会議・締切・イベント前の確認メール
リマインドメールと催促メールの違い
リマインドメールは「まだ遅れていないが、念のため確認する」ためのメールです。一方、催促メールは「期限を過ぎているのに対応がない」場合に送るもの。この2つは目的もトーンもまったく異なります。
| リマインドメール | 催促メール | |
|---|---|---|
| 目的 | 予定・期限の事前確認 | 未対応の催促 |
| タイミング | 期限の前 | 期限の後 |
| トーン | 「確認のご連絡」 | 「お伺い・お願い」 |
| クッション言葉 | 「念のためご連絡」 | 「行き違いでしたらご容赦」 |
リマインドメールは相手に非がない前提で送るため、「お詫び」よりも「確認・共有」のニュアンスで書くのがポイントです。催促メールの書き方は別記事で詳しく解説しています。
リマインドメールを送るタイミング
リマインドメールのタイミングは場面によって異なります。基本は「前日〜3日前」が目安です。早すぎると忘れられ、直前すぎると対応できない場合があります。
| 場面 | おすすめタイミング |
|---|---|
| 会議・打ち合わせ | 前日〜2日前 |
| 書類・資料の提出期限 | 3日前＋前日の2回 |
| イベント・セミナー | 1週間前＋前日 |
| 入金期限 | 3〜5日前（経理部門と連携） |
| アンケート・出欠回答 | 締切の3日前 |
送信時間は午前中（10時〜11時）がベストです。相手がその日のタスクを整理するタイミングに届くため、確認漏れが起きにくくなります。
会議・打ち合わせのリマインドメール例文
会議前のリマインドでは、日時・場所（またはURL）・議題を改めて明記するのが基本です。「ご確認ください」だけでは不親切なので、相手が一読で準備できる情報をまとめましょう。
締切・提出期限のリマインドメール例文
提出期限のリマインドは、期限日と提出方法を改めて明記するのがポイントです。「リマインドです」だけではなく、相手がすぐにアクションを取れる情報を添えましょう。
イベント・セミナー前のリマインドメール例文
イベントやセミナーのリマインドは、参加者が当日スムーズに動けるよう、場所・持ち物・注意事項をまとめて送るのが効果的です。1週間前に概要、前日に最終確認の2段階で送ると、出席率が上がります。
リマインドメールに「すでにご対応済みの方はご容赦ください」と一文添えると、全員宛でも不快感を与えません。特に一斉送信の場合、対応済みの人が「またか」と感じるのを防げます。
複数人へ一斉送信する場合は、個人情報保護の観点から必ずBCCを使用しましょう。TOやCCに全員のアドレスを入れると、受信者同士にメールアドレスが漏れてしまいます。本文冒頭に「BCCにて失礼いたします」と添えるとより丁寧です。
催促にならないリマインドメールの書き方｜3つのコツ
リマインドメールが「催促」に見えてしまうかどうかは、ちょっとした表現の違いで決まります。以下の3つを意識してください。
- 件名に「リマインド」「ご案内」を使う — 「ご確認」「お願い」は催促のニュアンスが出やすい。「【リマインド】」「【ご案内】」は中立的な表現
- 「念のため」「改めて」をセットにする — 「念のためご連絡いたします」「改めてご案内いたします」は、相手が既に把握していることを前提にした柔らかい表現
- 必要な情報をセットで送る — リマインドの本来の目的は「思い出してもらう」こと。日時・場所・やるべきことを改めて書くことで、相手がメールを遡る手間を省ける
- 件名に「【重要】」「【緊急】」をつけない — リマインドメールにこれらをつけると、クレームや強い催促のように受け取られやすい。「【リマインド】」「【ご案内】」で十分伝わる
リマインドメールは相手への「親切な確認」であって「追い立て」ではないという意識を持つだけで、自然と柔らかい文面になります。
SlackやTeamsなどチャットでリマインドする場合は、件名は不要です。相手へのメンション（@名前）をつけたうえで「○月○日の○○、よろしくお願いします」と端的に伝えましょう。メールほどかしこまった文面は必要ありません。
コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
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