内定お礼メール・お礼状の書き方｜新卒・転職の例文集

内定お礼メールの基本｜タイミングと送り方

内定通知を受け取ったら、24時間以内にメールで感謝を伝えるのが基本です。電話で内定を伝えられた場合はその場で口頭のお礼を済ませ、改めてメールでも一報入れると丁寧な印象になります。

特にお世話になった面接官や、選考中に何度もやりとりした採用担当者がいるなら、メールに加えて手紙（お礼状）を送ると格式が上がります。ただし手紙だけだと届くまでに数日かかるため、まずメールで当日中に連絡し、手紙は後日投函するのがスムーズです。

• メール送信は当日中、遅くとも翌営業日の午前中が目安
• 企業からのメールに返信する形でもOK。件名は「Re:」のままで構わない
• 新規メールで送る場合は件名を「内定のお礼／氏名」にする
• 本文は300〜400字程度で簡潔にまとめる
• 深夜・早朝（23時〜6時）の送信は避ける。予約送信を活用

件名・宛名・署名の書き方

件名は「内定のお礼／氏名」が基本です。企業からの内定通知メールに返信する場合は、元の件名を変えずに「Re:」のままにしておくと、採用担当者が経緯を追いやすくなります。

宛名の書き方

宛名は「株式会社○○ 人事部 ○○様」のように正式な会社名・部署名・担当者名を記載します。「（株）」のような略称は使いません。担当者名が分からない場合は「採用ご担当者様」で問題ありません。

署名に含める項目

• 氏名（フルネーム・ふりがな）
• 大学名・学部・学科・学年（新卒の場合）
• 電話番号（日中連絡がつく番号）
• メールアドレス

新卒の内定お礼メール例文（基本形）

新卒の内定お礼メールでは、「内定をいただいた感謝」と「入社への意気込み」を伝えれば十分です。面接で話した内容に一言触れると、定型文ではなく自分の言葉で書いている印象を残せます。

転職の内定お礼メール例文

転職の場合は「即戦力」が期待されているため、これまでの経験をどう活かすかを簡潔に添えると前向きな印象になります。ただし長々と自己PRを書き直す必要はありません。面接で共有できた内容を踏まえた一言で十分です。

内々定のお礼メール例文

正式な「内定」は10月1日以降に出されるのが通例で、それ以前の段階は「内々定」と呼ばれます。内々定でもお礼メールの書き方は基本的に同じですが、「内々定」という言葉をそのまま使って構いません。企業側もこの時期の通知を内々定として扱っているため、無理に「内定」と書き換える必要はありません。

電話で内定を受けた後のフォローメール例文

電話で内定を伝えられた場合、その場で口頭のお礼は済んでいるため、改めてメールを送るかどうか迷う方もいるでしょう。結論として、電話後にメールでも一報入れておくのがおすすめです。文面として記録が残るため、入社日や提出書類の確認など事務的なやりとりにもスムーズにつなげられます。

内定承諾を兼ねたお礼メール例文

内定通知への返信で承諾の意思も一緒に伝えたい場合は、お礼の後に「謹んでお受けいたします」の一文を明記します。承諾の意思が曖昧だと、企業側が「保留中なのでは」と判断してしまうことがあるため、はっきり書くのがポイントです。

内定保留中のお礼メール例文（検討中の旨を伝える）

他社の選考結果を待ちたいなど、すぐに承諾できない事情がある場合でも、まずは内定への感謝を伝えましょう。そのうえで、回答の期限を自分から提示するのがマナーです。「少々お時間をいただきたい」とだけ書くと企業側が不安になるため、「○月○日までにお返事いたします」と具体的な日付を入れてください。一般的な保留期間は1週間程度です。

お礼状（手紙・便箋）の書き方と例文

メールだけでも十分ですが、特にお世話になった採用担当者がいる場合や、小規模な企業で社長自ら面接をしてくれた場合などは、手書きのお礼状を送ると感謝の気持ちがより伝わります。手紙は「拝啓〜敬具」の形式で書くのが一般的です。

お礼状を書くときのポイント

• 便箋はB5サイズの白無地、または罫線入りのシンプルなものを選ぶ
• 封筒は白の長形4号。茶封筒はビジネスのお礼状には不向き
• 縦書きが正式だが、横書きでも問題ない
• 頭語は「拝啓」、結語は「敬具」。より格式を上げるなら「謹啓〜敬白」
• 時候の挨拶を入れる（例：「新緑の候」「初夏の候」など季節に合ったもの）
• メールで当日中にお礼を済ませたうえで、翌日〜1週間以内に投函する
• 内定承諾書などの入社書類を郵送で返送する際は、添え状（一筆箋）としてお礼状を同封するとスマート。別途お礼状を送る場合は不要

封筒の宛名の書き方

封筒の表面には「株式会社○○ 人事部 ○○様」と正式名称で記載します。裏面の左下に差出人の住所・氏名を記入してください。封筒に「内定のお礼」などと朱書きする必要はありません。普通郵便で投函すれば大丈夫です。

採用担当者個人宛のお礼メール例文

選考中に何度もやりとりした担当者や、面接で特に親身に対応してくれた方がいる場合は、人事部宛の正式なお礼とは別に、その方個人に宛てた短いお礼メールを送ると感謝の気持ちが伝わります。堅すぎず、面接中のエピソードを添えると自然です。

メールと手紙の使い分け

内定のお礼はメールが基本、手紙は「格式を上げたい場合」のオプションと考えるのが現在の主流です。多くの企業はメールで十分と考えており、手紙を送らなかったからといって印象が下がることはありません。

迷ったらまずメールを送り、特に感謝を伝えたい相手がいれば後日手紙も出す、という「メール＋手紙」の二段構えが最も確実です。

内定辞退の可能性がある場合の注意点

他社の選考結果次第で辞退する可能性がある場合、お礼メールの書き方には注意が必要です。「入社を楽しみにしています」のような断定表現は避け、感謝と意欲にとどめるのが無難です。

• 「謹んでお受けいたします」は承諾の意思表示になるため、保留中は使わない
• 「入社に向けて準備を進めます」程度であれば、辞退しても矛盾しにくい
• 保留の旨を伝える場合は、回答期限を自分から提示する（「○月○日までにお返事します」）
• 辞退を決めた場合はできるだけ早く連絡する。メールだけでなく電話で伝えるのが誠意ある対応

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