内定辞退メールの例文｜内々定・承諾後辞退の書き方とマナー
内定辞退メールの基本｜伝え方とタイミング
内定辞退を決めたら、できるだけ早く、遅くとも1週間以内に連絡するのが鉄則です。企業は内定者の入社を前提にポジションの準備や他の候補者への連絡を進めているため、連絡が遅れるほど迷惑が大きくなります。
最も丁寧なのは電話＋メールの二段構えです。まず電話で辞退の意思を直接伝え、その後メールで正式な記録を残します。ただし、これまでのやりとりがすべてメールで完結していた場合や、担当者に電話がつながらない場合は、メールのみでも問題ありません。
- 辞退の連絡は内定通知から1週間以内が目安。早ければ早いほどよい
- 件名は「内定辞退のご連絡／氏名」。企業からのメールに返信する形でもOK
- 辞退理由は「検討の結果」「諸般の事情により」程度で構わない。詳しく聞かれたら口頭で答える
- 「他社の方が条件がよかった」「第一志望ではなかった」と明言するのは避ける
- 深夜・早朝の送信は避ける。営業時間内に送るか予約送信を使う
※転職エージェント経由で応募した場合は、企業へ直接連絡せず、必ずエージェントの担当者に辞退の意思を伝えてください。企業への連絡はエージェントが代行するのが通例です。担当者を飛ばして企業に直接連絡すると、双方の信頼関係を損ないトラブルの原因になります。
内定辞退を撤回することは原則できません。辞退のメールを送る前に、本当にその企業を辞退してよいか冷静に考える時間を取ってください。特に他社の内定を「条件だけ」で比較している場合は、仕事内容・社風・成長機会なども含めて総合的に判断しましょう。
内定辞退メールの基本例文（新卒・転職共通）
シンプルに辞退を伝える基本パターンです。感謝→辞退の意思→お詫びの3要素を含めれば十分です。理由を長々と書く必要はありません。
新卒（学生）の場合は、署名に大学名・学部・学科名を追加してください（例：「○○大学 ○○学部 ○○学科 4年」）。件名にも「○○大学 山田太郎」と大学名を入れると、採用担当者が確認しやすくなります。
内々定を辞退するメール例文
正式な「内定」は10月1日以降に出されるのが通例で、それ以前の通知は「内々定」と呼ばれます。内々定の段階は正式な労働契約が成立する前なので、辞退のハードルは内定後よりも低いのが一般的です。ただし、企業側の心証を考えれば、早めの連絡と丁寧な文面は変わりません。
内定承諾後に辞退するメール例文
一度承諾した内定を辞退するのは気が引けますが、法的には内定承諾後でも辞退は可能です。内定は法的には「始期付解約権留保付労働契約」とされており、労働者側からの解約は民法627条1項により、申し入れから2週間で効力が生じます。つまり、入社日の2週間前までに伝えれば法的に問題はありません。
ただし、法的に可能だからといって気軽に行うべきではありません。企業は承諾を受けて入社準備（PC・デスクの手配、研修の計画など）を進めています。承諾後の辞退は、必ず電話で直接お詫びしたうえで、メールでも正式に連絡するのが最低限の誠意です。
承諾後の辞退で企業から損害賠償を請求されることは実務上ほぼありません。ただし、入社直前に辞退した場合や、企業が具体的な損害（海外からの引っ越し費用を負担済みなど）を立証できる場合は例外的に請求の可能性があります。トラブルを避けるためにも、辞退を決めたら一日でも早く連絡してください。
電話での辞退の伝え方
電話で辞退を伝える場合は、企業の営業時間内（10時〜17時頃）にかけるのが基本です。始業直後や昼休み、終業間際は避けましょう。採用担当者が不在の場合は、戻り時間を確認してかけ直すか、折り返しを依頼します。
電話で「理由を教えてほしい」と聞かれることはよくあります。「他社に決めた」と正直に答えても問題ありませんが、具体的な社名を伝える必要はありません。引き止められても、意思が固いなら丁寧にしかし明確に断りましょう。角が立たない伝え方の例をいくつか紹介します。
- 「自身のやりたいことと、他社でいただいた職務内容がより合致していたため、そちらに進むことを決めました」
- 「自身のキャリアプランと照らし合わせ、総合的に判断いたしました」
- 「自分の適性を改めて見つめ直した結果、別の分野に挑戦したいという思いが強くなりました」
複数内定を持っている場合の辞退メール
複数の企業から内定をもらった場合、入社する1社以外にはすべて辞退の連絡が必要です。入社先を決めたらその日のうちに辞退メールを送るくらいのスピード感が大切です。「もう少し悩みたい」とずるずる保留すると、企業は次の候補者に声をかけられず、採用計画全体に影響が出ます。
辞退メールへの返信が来たときの対応
辞退メールを送ると、企業から「承知しました」という返信や、引き止めの連絡が来ることがあります。「承知しました」の返信には、簡潔にお礼を述べて終了で問題ありません。何往復もやりとりを続ける必要はありません。
引き止めの電話やメールが来た場合は、「お気持ちはありがたいのですが、意思は変わりません」と丁寧かつ明確に断ることが大切です。曖昧な返事をすると「まだ可能性がある」と解釈され、やりとりが長引きます。
内定辞退でやってはいけないこと
内定辞退自体は法的に認められた権利ですが、やり方を間違えると社会人としての信用を失います。同じ業界で働く以上、将来どこで縁があるか分かりません。
- 【連絡しない】無視・音信不通は最悪のパターン。大学の後輩にも迷惑がかかる可能性がある
- 【入社日直前に辞退】法的には2週間前の通知で可能だが、企業への影響が極めて大きい。決断は早めに
- 【他社の条件を引き合いに出す】「あちらの方が給料がよいので」は論外。企業名も伝える必要はない
- 【SNSに辞退の経緯を書く】企業名が特定できる形での投稿は、名誉毀損や信用毀損のリスクがある
- 【内定式に出てから辞退する】内定式後の辞退は違法ではないが、企業側の心証は非常に悪い。辞退を決めているなら内定式前に伝える
コラム著者・編集者
TEMPLEX編集チーム
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