面接日程メールの返信例文｜確定・変更・辞退の書き方

2026年5月21日

面接日程メールの返信｜押さえるべき3つの基本

面接の日程調整メールが届いたら、24時間以内、できれば当日中に返信するのが鉄則です。返信が遅れると「志望度が低い」と判断される可能性があるだけでなく、他の候補者に枠を取られてしまうこともあります。

返信パターンは大きく3つ。「提示された日程で確定する」「都合が合わず日程変更をお願いする」「選考を辞退する」です。どのパターンでも、件名は「Re:」のまま変えずに返信するのが基本です。件名を変えるとメールが別スレッドに分かれてしまい、採用担当者がやりとりの経緯を追いにくくなります。

返信は24時間以内。深夜・早朝（22時〜7時）は避け、予約送信を活用
件名はRe:のまま。「Re:」が増えすぎたら1つに整理する程度でOK
宛名は「株式会社○○ 人事部 ○○様」と正式名称で書く。（株）は避ける
本文の最後に署名（氏名・電話番号・メールアドレス）を必ず入れる

採用担当者は大量のメールを処理しています。件名は「Re:」のまま変えないのが基本ですが、「Re: 面接日程のご案内（山田太郎）」のように末尾に氏名を追記すると、誰からの返信か一目で分かり親切です。新卒の場合は「（○○大学山田太郎）」と大学名も添えるとさらに識別しやすくなります。

企業によっては求人サイトのメッセージ機能や専用フォームで日程調整を行うことがあります。その場合も返信のスピードと丁寧さの基本は同じです。ただし、求人サイト経由のメッセージには署名が不要な場合もあるので、フォーマットに合わせてください。

日程を確定するときの返信例文

企業が提示した日程で問題ない場合は、日時・場所を復唱して確定の意思を明示するのがポイントです。「大丈夫です」だけでは、どの候補日を選んだのか分からず確認メールが往復してしまいます。

候補日から1つ選んで確定する返信

件名：Re:（元の件名のまま）株式会社○○ 人事部 ○○様お世話になっております。 ○○（氏名）です。面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。いただいた候補日の中から、下記の日程でお伺いしたく存じます。日時：○月○日（○）○○:○○ 場所：貴社本社（○○ビル○階）当日は何卒よろしくお願い申し上げます。 ────────────────── 山田太郎（やまだたろう） TEL: 090-0000-0000 Mail: taro.yamada@example.com ──────────────────

企業が指定した1つの日時を承諾する返信

件名：Re:（元の件名のまま）株式会社○○ 人事部 ○○様お世話になっております。 ○○（氏名）です。面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。ご指定いただきました下記の日程にて、お伺いいたします。日時：○月○日（○）○○:○○ お忙しい中お時間をいただけること、感謝申し上げます。当日はどうぞよろしくお願いいたします。 ────────────────── 山田太郎（やまだたろう） TEL: 090-0000-0000 Mail: taro.yamada@example.com ──────────────────

Web面接の場合は、「当日のURLや使用ツール（Zoom・Teamsなど）に関するご案内があれば、事前にご共有いただけますと幸いです」と一言添えると、当日の接続トラブルを防げます。あわせて、通信トラブル時の緊急連絡先として電話番号を本文に明記しておくとより丁寧です。署名に電話番号があっても、「万が一接続できない場合は下記までお電話いただけますと幸いです」と添えると安心感が増します。

日程変更をお願いするときの返信例文

提示された候補日がすべて都合が悪い場合は、お詫びの一言を添えたうえで、こちらから3つ以上の候補日時を提示するのがマナーです。候補日は2〜3日後から1〜2週間先の範囲で、午前・午後など時間帯に幅を持たせると企業側も調整しやすくなります。

候補日が合わず、こちらから日程を提示する返信

件名：Re:（元の件名のまま）株式会社○○ 人事部 ○○様お世話になっております。 ○○（氏名）です。面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変恐縮ですが、いただいた候補日はいずれも都合がつかず、下記の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。第1希望：○月○日（○）○○:○○〜○○:○○ 第2希望：○月○日（○）○○:○○〜○○:○○ 第3希望：○月○日（○）終日可能お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。 ────────────────── 山田太郎（やまだたろう） TEL: 090-0000-0000 Mail: taro.yamada@example.com ──────────────────

確定後に日程変更をお願いする返信（やむを得ない事情）

件名：Re:（元の件名のまま）株式会社○○ 人事部 ○○様お世話になっております。 ○月○日（○）○○:○○に面接をお約束しております○○（氏名）です。大変申し訳ございませんが、やむを得ない事情によりお約束の日時にお伺いすることが難しくなりました。お忙しい中ご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。もし可能でしたら、下記の日程で再調整いただけますと幸いです。第1希望：○月○日（○）○○:○○〜○○:○○ 第2希望：○月○日（○）○○:○○〜○○:○○ 第3希望：○月○日（○）○○:○○以降ご迷惑をおかけして大変恐縮ですが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。 ────────────────── 山田太郎（やまだたろう） TEL: 090-0000-0000 Mail: taro.yamada@example.com ──────────────────

確定後の日程変更は、できればメールの前に電話で一報を入れると誠意が伝わります。変更理由を詳しく説明する必要はありませんが、「体調不良」「大学の試験」など一言あると企業側も安心できます。「他社の面接と重なった」はマイナス印象になりやすいので避けましょう。

面接を辞退するときの返信例文

選考を辞退する場合でも、無視せず必ず返信するのがマナーです。企業は面接官のスケジュールを押さえて準備しているため、辞退の連絡が早いほど助かります。理由は「諸般の事情により」「検討の結果」程度で構いません。なお、他社で内定が出たことが理由の場合は、正直に伝えても失礼には当たりません。「他社より内定をいただき、慎重に検討した結果そちらへの入社を決めた」旨を書けば、誠実な印象になります。

面接の日程調整中に辞退する返信

件名：Re:（元の件名のまま）株式会社○○ 人事部 ○○様お世話になっております。 ○○（氏名）です。このたびは面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。大変恐縮ではございますが、検討の結果、今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。お忙しい中ご調整いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 ────────────────── 山田太郎（やまだたろう） TEL: 090-0000-0000 Mail: taro.yamada@example.com ──────────────────

面接日確定後に辞退する返信

件名：Re:（元の件名のまま）株式会社○○ 人事部 ○○様お世話になっております。 ○月○日（○）に面接をお約束しております○○（氏名）です。大変申し訳ございませんが、諸般の事情により今回の選考を辞退させていただきたく存じます。お忙しい中、面接の日程をご調整いただいたにもかかわらず、このようなお願いとなり、心よりお詫び申し上げます。末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 ────────────────── 山田太郎（やまだたろう） TEL: 090-0000-0000 Mail: taro.yamada@example.com ──────────────────

面接日の確定後に辞退する場合は、面接日の2営業日前までにはメールまたは電話で連絡するのが最低限のマナーです。前日や当日のドタキャンは企業への迷惑が大きく、同じ業界で悪い評判が広まるリスクもあります。

候補日を伝えるときの書き方のコツ

企業から「ご都合のよい日時をお知らせください」と言われた場合、候補日の提示方法で印象が変わります。最低3つ、できれば5つ程度の候補を出すと、調整がスムーズに進みます。

候補日は「日付＋曜日＋時間帯」のセットで書く（例：6月5日（木）10:00〜12:00）
候補は2〜3日後〜1〜2週間先の範囲で、午前・午後をまたいで提示すると柔軟な印象になる
「終日可能」な日があれば記載しておくと、企業側が調整しやすい。ただし「10:00〜18:00の間で調整可能」のように具体的な時間帯を添えるとより親切
候補日が少なくなる場合は「上記以外でも調整可能ですので、ご指定ください」と一言添える

こちらから候補日を提示するメール

件名：Re:（元の件名のまま）株式会社○○ 人事部 ○○様お世話になっております。 ○○（氏名）です。書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。面接の機会をいただけること、大変嬉しく思っております。ご希望いただきました面接の候補日をお送りいたします。第1希望：○月○日（○）10:00〜12:00 第2希望：○月○日（○）14:00〜17:00 第3希望：○月○日（○）終日可能第4希望：○月○日（○）10:00〜12:00 上記以外でもご指定いただければ調整いたします。お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。 ────────────────── 山田太郎（やまだたろう） TEL: 090-0000-0000 Mail: taro.yamada@example.com ──────────────────

バイト面接の日程返信例文

バイトの面接日程メールは、正社員・転職の場合よりややカジュアルでも問題ありません。ただし「了解です」「行きます」だけの一言返信は社会人としてのマナー不足。丁寧さを保ちつつ簡潔にまとめるのが理想です。

バイト面接の日程を確定する返信

件名：Re:（元の件名のまま） ○○店 ○○様お世話になっております。アルバイトに応募いたしました○○（氏名）です。面接のご連絡をいただきありがとうございます。ご指定いただいた下記の日程でお伺いいたします。日時：○月○日（○）○○:○○ 場所：○○店当日はよろしくお願いいたします。 ○○ 太郎 TEL: 090-0000-0000

バイト面接の日程を変更してもらう返信

件名：Re:（元の件名のまま） ○○店 ○○様お世話になっております。アルバイトに応募いたしました○○（氏名）です。面接のご連絡をいただきありがとうございます。申し訳ございませんが、ご指定の日時は都合がつかず、下記の日程でお伺いすることは可能でしょうか。第1希望：○月○日（○）○○:○○以降第2希望：○月○日（○）○○:○○〜○○:○○ お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。 ○○ 太郎 TEL: 090-0000-0000

やりがちなNG例と注意点

日程調整メールの返信でよくある失敗パターンをまとめました。送信前のチェックに使ってください。

【返信が遅い】24時間を超えると「辞退したのでは」と思われることも。すぐに回答できない場合は「確認して改めてご連絡します」と一報入れる
【件名を変える】Re:を消して新しい件名にするとスレッドが切れる。やりとりの経緯が追えなくなり迷惑になる
【日時を復唱しない】「承知しました」だけだと、どの候補日を選んだのか不明確。必ず日時を書き出す
【候補日が1つだけ】「○日だけ空いています」では調整の余地がなく、印象も悪い。最低3つは提示する
【あいまいな表現】「来週あたりでお願いします」は日時が確定できない。具体的な日付と時間帯を書く
【辞退の無視】返信しない＝辞退にはならない。企業は連絡がつくまで追いかけることもある

転職エージェント経由で応募している場合、日程調整はエージェントを通じて行うのが基本です。企業に直接メールを送ると、エージェントとの関係でトラブルになることがあります。エージェント担当者に希望日時を伝えれば、企業との調整を代行してくれます。

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