忌引き連絡メールの例文｜上司・学校・取引先への書き方

身内の不幸を知ったら、まず何をすべきか

訃報を受けたら、できるだけ早く直属の上司（学校なら担任・ゼミ教授）へ電話で一報を入れるのが最優先です。深夜や早朝に訃報が届いた場合は、翌朝の始業前（始業10〜15分前が目安）に電話し、あわせてメールも送っておきます。

電話で伝えるべき最低限の情報は「誰が亡くなったか（続柄）」「いつ亡くなったか」「何日休むか」の3点です。葬儀の日程や会場が未定であれば、分かった時点で追って連絡する旨を伝えれば問題ありません。電話の後に、記録として残るメールを送っておくと、上司や人事部門が社内手続きを進めやすくなります。

忌引きメールに書くべき5つの項目

メールで忌引きの連絡をするときは、以下の5項目を漏れなく記載することで、受け取った側が対応しやすくなります。

1. 故人との続柄（父・母・祖父・祖母など）
2. 亡くなった日時
3. 休暇希望期間（○月○日〜○月○日）
4. 葬儀の日程・場所・形式（家族葬の場合はその旨も）
5. 休暇中の緊急連絡先（携帯番号・メールアドレス）

件名は「【忌引き休暇】氏名／○月○日〜○日」のように、一目で要件と期間が分かる書き方にします。拝啓・敬具や時候の挨拶は不要です。要件を端的にまとめてください。

上司への忌引きメール例文

上司へのメールは、電話で一報を入れた後の「記録用」として送るのが基本パターンです。電話ができなかった場合は、このメール自体が第一報になりますので、冒頭でその旨を添えてください。

電話後に送るメール

電話できなかった場合のメール（第一報）

同僚・チームメンバーへの連絡

学校への忌引きメール例文

小中高では、保護者が連絡帳・電話、または学校指定の連絡アプリ（すぐーる・ロイロノート等）で担任に伝えるのが一般的です。大学・専門学校では、欠席する講義の担当教授に直接メールで連絡するのが基本です。学部事務室（教務課）へも並行して連絡しておくと、出欠の取り扱いがスムーズに進みます。

大学の担当教授へ

小中高の担任へ（保護者から）

取引先への忌引きメール例文

取引先には「忌引き」という言葉を使わず、「私事で恐縮ですが、身内に不幸がございまして」と伝えるのが一般的です。不在期間と代理の担当者の連絡先を明確に書くことが最も重要です。

打ち合わせや納品が控えている場合は、日程変更の相談も同じメール内で済ませると、相手に二度手間をかけずに済みます。「○月○日のお打ち合わせにつきましては、復帰後に改めて日程をご相談させてください」のように一文添えてください。

習い事・バイト先への忌引きメール例文

習い事の先生やバイト先の店長にも、分かった時点でできるだけ早く連絡するのが基本です。バイト先ではシフトの穴埋めが必要になるため、休む期間を明確に伝えましょう。

習い事の先生へ

バイト先の店長へ

忌引き日数の一般的な目安

忌引き休暇の日数は労働基準法に定めがなく、各企業の就業規則で決まります。法律上の義務ではないため、制度の有無や日数は会社によって異なります。以下はあくまで一般的な目安ですので、必ず自社の就業規則を確認してください。

起算日は「亡くなった日」または「亡くなった翌日」のどちらかで、これも会社によって異なります。メールに休暇期間を書く際は、人事・総務に起算日の扱いを確認してから記載すると安心です。

連絡のタイミングと手段の使い分け

忌引きの連絡手段は「電話」「メール」「LINE・チャット」の3つが考えられますが、第一報は電話が基本です。メールやチャットは相手がすぐに気付かない可能性があるため、緊急性の高い忌引き連絡には向きません。

深夜・早朝（目安として22時〜翌7時）に訃報を受けた場合は、翌朝の始業前に電話するのがマナーです。どうしても朝一番に電話できない事情がある場合は、メールを先に送っておき「後ほど改めてお電話いたします」と添えてください。

忌引き明けの出勤時にやること

復帰初日は、まず直属の上司に口頭でお礼を伝えるのが基本です。「お休みをいただきありがとうございました。おかげさまで葬儀を無事に終えることができました」と簡潔に伝えれば十分です。長々と葬儀の詳細を話す必要はありません。

業務を代行してくれた同僚にも個別にお礼を伝えましょう。香典をいただいた場合は後日改めてお返しをしますが、復帰当日は菓子折りを持参してお礼の気持ちを示すのが一般的です。個包装で日持ちするお菓子（焼き菓子・おせんべいなど）を選ぶと配りやすくなります。

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忌引きメールへの返信の書き方や、職場で香典をいただいた際のお礼については、それぞれ専用の例文記事を用意しています。