発注メール・発注依頼メールの例文｜テンプレートと注意点
発注メールと発注書の違い｜メールだけで発注できる？
結論から言うと、法律上はメール本文だけでも発注の意思表示として有効です。しかし実務では、メール本文に発注内容を書くのではなく、PDF形式の発注書を添付して送るのが一般的です。
| メール本文に記載 | 発注書をPDF添付 | |
|---|---|---|
| 法的効力 | あり | あり |
| 改ざんリスク | 高い（テキストのため） | 低い（PDFのため） |
| 保存・管理 | メールに埋もれやすい | ファイルとして管理しやすい |
| 取引先の印象 | カジュアルに見える | 正式な発注と受け取られる |
| 電帳法対応 | メール自体を電子データで保存 | PDFファイルを電子データで保存 |
特に金額が大きい取引や初めての取引先には、PDF形式の発注書を添付するのが安心です。社内の購買ルールで「発注書必須」と定められている会社も多いため、自社のルールも確認しましょう。
2026年1月施行の取適法（旧 下請法）では、委託事業者に書面（4条書面・旧 3条書面）の交付義務があります。メールでの電子交付も認められていますが、法定の記載事項を満たす必要があるため、対象となる取引かどうか確認しましょう。
発注メールの基本構成｜必ず書く6項目
発注メールで伝えるべき情報は、「品名・数量・単価・合計金額・希望納期・納品先」の6項目です。この6つが揃っていれば、相手は確認の連絡なしに手配を進められます。
- 品名・型番 — 正式な商品名や型番を正確に。見積書の記載と一致させる
- 数量 — 「100個」「10箱（1箱20個入り）」と単位も明確に
- 単価・合計金額 — 見積書の金額と一致しているか確認。税込・税別も明記
- 希望納期 — 「○月○日（○）までに」と具体的に
- 納品先 — 住所・担当者名・電話番号。倉庫と事務所が別の場合は特に注意
- 支払条件 — 「月末締め翌月末払い」など。初回取引では必ず明記
件名は「【ご発注】○○○○（品名）○個」のように、品名と数量を入れると相手が一目で内容を把握できます。
初回発注のメール例文
初めての取引先への発注メールは、見積りへのお礼を冒頭に入れ、見積書番号を明記するのがポイントです。どの見積りに基づく発注なのかを明確にすることで、金額や条件の食い違いを防げます。
リピート発注のメール例文
リピート発注では、前回の発注内容との変更点を明記するのが重要です。「前回と同じ」なら「前回と同条件で」と書けば簡潔に伝わります。
急ぎの発注メール例文
急ぎの発注は、なぜ急いでいるかの事情と、具体的な希望納期を明記してください。「できるだけ早く」では相手は判断できません。また、急ぎの場合はメール送信後に電話で一報入れるのが確実です。
発注メールの注意点｜トラブルを防ぐ3つのポイント
発注メールは金銭が絡むため、小さなミスが大きなトラブルにつながります。送信前に以下の3点を必ず確認してください。
- 見積書と発注書の金額を突合する — 単価・数量・合計金額が見積書と一致しているか。税込・税別の認識がずれていないか。不一致があると納品後に請求トラブルになる
- 発注書はPDF形式で添付する — WordやExcelは改ざんリスクがあり、電子帳簿保存法の観点でもPDFが推奨。メール本文の記載はあくまで概要で、正式には添付PDFが原本
- 受注確認の連絡を必ずもらう — 「ご確認いただけましたらご一報ください」と一文添え、発注が受理されたことを確認する。メールが未読のまま納期を迎えるトラブルは珍しくない
特に金額の不一致は発注後に修正が効きにくいため、送信前のダブルチェックが欠かせません。社内で別の担当者にクロスチェックしてもらうのも有効です。
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