不在通知メールの例文｜自動返信の設定と文面テンプレート

2026年5月21日

不在通知メールの基本構成｜自動返信に入れるべき5項目

不在通知（自動返信）メールに必ず入れるべき情報は、不在期間・不在理由・代理連絡先・復帰予定日・返信見込みの5つです。これらが揃っていれば、相手は「いつ返事がもらえるか」「急ぎの場合は誰に連絡すればいいか」をすぐに判断できます。

不在期間 ── 開始日と終了日を明記する（「○月○日〜○月○日」の形式）
不在理由 ── 出張・休暇・年末年始休業など、簡潔に一言
代理連絡先 ── お急ぎの場合の担当者名・メールアドレス・電話番号
復帰予定日 ── 「○月○日より通常業務に戻ります」
返信見込み ── 「復帰後、順次ご返信いたします」など

社外向けの自動返信では、セキュリティの観点から不在理由を詳しく書きすぎないのもポイントです。「出張のため」「休暇のため」程度にとどめ、渡航先や病名まで記載する必要はありません。

出張の不在通知メール例文

出張中はメール確認が不定期になるケースが多いため、「メール確認が遅れる場合がある」旨を明記しておくと、相手に余計な不安を与えません。出張先からメールを確認できる場合は「確認は可能ですが返信が遅れます」と添えると親切です。

出張中の不在通知（社外向け・基本形）

件名: 不在通知（自動返信）お世話になっております。 ○○株式会社 ○○部の○○です。誠に恐れ入りますが、○月○日（○）〜○月○日（○）まで出張のため、メールの返信が遅れる場合がございます。 ○月○日（○）以降、順次ご返信いたします。お急ぎの場合は、下記までご連絡くださいますようお願いいたします。代理連絡先: ○○部 ○○（メール: xxx@xxx.co.jp ／ TEL: 03-○○○○-○○○○）ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

出張中の不在通知（社内向け）

件名: 【自動返信】○月○日〜○日出張のため不在お疲れさまです。○○です。 ○月○日（○）〜○月○日（○）まで出張のため不在にしております。メールは確認しておりますが、返信が遅れる場合がございます。お急ぎの件は○○さん（内線: ○○○○）にご連絡ください。 ○月○日（○）より通常勤務に戻ります。よろしくお願いいたします。

出張中に限定的にメールを確認できる場合は「メール確認は可能ですが、返信は○月○日以降になります」と書くと、相手が急ぎかどうかを判断しやすくなります。

休暇の不在通知メール例文

有給休暇や夏季休暇で数日〜1週間程度不在にする場合の例文です。休暇中は基本的にメールを確認しないことを前提に、代理担当者を必ず明記してください。代理担当者には事前に、自分宛の問い合わせが来る可能性があることを伝えておきましょう。

休暇中の不在通知（社外向け）

件名: 不在通知（自動返信）いつもお世話になっております。 ○○株式会社 ○○部の○○です。誠に恐れ入りますが、○月○日（○）〜○月○日（○）まで休暇をいただいており、期間中はメールの確認および返信ができません。 ○月○日（○）より業務に復帰いたしますので、ご返信は復帰後に順次対応させていただきます。お急ぎのご用件がございましたら、下記までご連絡いただけますと幸いです。代理連絡先: ○○部 ○○（メール: xxx@xxx.co.jp ／ TEL: 03-○○○○-○○○○）ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

休暇中の不在通知（社内向け）

件名: 【自動返信】○月○日〜○日休暇のため不在お疲れさまです。○○です。 ○月○日（○）〜○月○日（○）まで休暇をいただいております。期間中はメールの確認ができません。お急ぎの件は○○さん（内線: ○○○○）へお願いいたします。 ○月○日（○）より通常勤務に戻ります。よろしくお願いいたします。

年末年始の不在通知メール例文

年末年始の自動返信は、会社全体が一斉に休業するケースがほとんどです。個人の休暇ではなく「会社の休業期間」として案内するのが一般的です。年始の営業開始日を明記し、休業期間中の対応方針（緊急連絡先の有無）を添えましょう。

年末年始の不在通知（社外向け）

件名: 年末年始休業のお知らせ（自動返信）いつもお世話になっております。 ○○株式会社 ○○部の○○です。弊社は下記の期間、年末年始休業とさせていただいております。休業期間: 令和○年12月○日（○）〜令和○年1月○日（○）営業開始: 令和○年1月○日（○）休業期間中にいただいたメールへのご返信は、1月○日（○）以降に順次対応いたします。ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。本年もありがとうございました。来年もどうぞよろしくお願いいたします。

年末年始の自動返信メールには、年末の挨拶を一言添えるのが自然です。ただし長文にする必要はなく「本年もありがとうございました」の一文で十分です。

長期不在（産休・育休・病気療養）の不在通知

産休・育休・病気療養など、数週間〜数か月単位で不在になる場合は、自動返信に加えて事前に個別で関係者に連絡しておくのがマナーです。自動返信はあくまで補助的な手段として設定し、主要な取引先や社内の関係者には事前メールまたは対面で引き継ぎを済ませましょう。

産休・育休の不在通知（社外向け）

件名: 不在通知（自動返信）いつもお世話になっております。 ○○株式会社 ○○部の○○です。私事ではございますが、○月○日より産前休暇（育児休業）をいただいており、現在メールの確認および返信ができない状況です。復帰時期は令和○年○月を予定しておりますが、変更になる場合がございます。休業期間中のお問い合わせは、後任の○○が対応いたします。後任連絡先: ○○部 ○○（メール: xxx@xxx.co.jp ／ TEL: 03-○○○○-○○○○）ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

病気療養の不在通知（社外向け）

件名: 不在通知（自動返信）いつもお世話になっております。 ○○株式会社 ○○部の○○です。体調不良により、しばらくの間メールの確認および返信ができない状況です。お問い合わせにつきましては、○○部の○○が対応いたします。連絡先: ○○部 ○○（メール: xxx@xxx.co.jp ／ TEL: 03-○○○○-○○○○）ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

病気療養の不在通知では、病名や復帰時期を無理に明記する必要はありません。「体調不良により」「療養のため」程度にとどめ、復帰が未定なら「時期は未定です」と正直に記載するのが無難です。必要以上の情報はプライバシーの観点からも控えましょう。

英語の不在通知メール例文（Out of Office）

海外の取引先がいる場合や、外資系企業では英語の自動返信が必要になります。英語の不在通知は「I am currently out of the office」が定番の書き出しです。日本語よりも簡潔に書くのが一般的で、3〜5文程度にまとめます。

英語の不在通知（休暇）

Subject: Out of Office Thank you for your email. I am currently out of the office from [Month Day] to [Month Day] with limited access to email. I will respond to your message upon my return on [Month Day]. For urgent matters, please contact [Name] at [email address]. Thank you for your understanding. Best regards, [Your Name]

英語の不在通知（出張）

Subject: Out of Office Thank you for your message. I am currently on a business trip until [Month Day] and may be slow to respond. I will reply to your email as soon as possible after my return. If you need immediate assistance, please reach out to [Name] at [email address] or [phone number]. Best regards, [Your Name]

英語の不在通知では「limited access to email（メールの確認が限定的）」「upon my return（復帰後に）」「For urgent matters（お急ぎの件は）」の3フレーズを覚えておけば、ほとんどの場面に対応できます。日本語と英語の両方で自動返信を設定する場合は、日本語を先に、英語を後に記載するのが一般的です。

Outlook・Gmailの不在通知設定方法

自動返信の文面が完成したら、メールソフト側で不在通知の設定を行います。主要なメールサービスの設定手順を簡潔にまとめました。

Outlook（Microsoft 365 / Exchange）の設定

Outlookを開き、「ファイル」→「自動応答（不在時）」をクリック
「自動応答を送信する」にチェックを入れる
「次の期間のみ送信する」にチェックを入れ、開始日時と終了日時を設定
「組織内」タブと「組織外」タブそれぞれに返信メッセージを入力
「OK」をクリックして保存

Outlookの「組織内」と「組織外」で文面を分けて設定できるのが大きなメリットです。社内にはカジュアルに、社外にはフォーマルにと使い分けましょう。GmailやプロバイダメールをOutlookで使っている場合は「自動応答」ボタンが表示されないことがあり、その場合はルール機能で代用します。

Gmailの設定

Gmailを開き、右上の歯車アイコン →「すべての設定を表示」をクリック
「全般」タブを下にスクロールし、「不在通知」セクションを見つける
「不在通知 ON」を選択する
開始日と終了日を設定し、件名と本文を入力
「連絡先のみに送信」にチェックを入れると、アドレス帳に登録された相手のみに自動返信される
ページ下部の「変更を保存」をクリック

Gmailの不在通知は、同じ送信者に対して最初の1回だけ自動返信される仕様です。ただし、4日以上経過してから同じ相手が再度メールを送った場合は、改めて自動返信が送信されます。終了日を過ぎると自動的にオフになるため、解除し忘れの心配がありません。

不在通知メール設定の3つのポイント

不在通知を設定するときに見落としがちな注意点をまとめます。

事前に関係者へ個別連絡を入れる

自動返信はあくまで「漏れ防止」の手段です。重要な取引先やプロジェクト関係者には、不在の2〜3営業日前までに個別にメールで連絡しておきましょう。「○日から不在にしますので、○○の件は事前にご連絡ください」と伝えておくと、不在中の問い合わせ自体を減らせます。

代理担当者に事前共有する

自動返信に代理連絡先を記載するなら、その担当者に「自分宛の問い合わせが来る可能性がある」旨を必ず事前に伝えてください。急に問い合わせが来ても、事情を知っていればスムーズに対応できます。進行中の案件があれば、簡単な引き継ぎメモも共有しましょう。

復帰後に自動返信をオフにする

不在期間が終わったら、自動返信の解除を忘れないようにしましょう。終了日を設定していれば自動でオフになりますが、終了日を設定していない場合は手動でオフにする必要があります。復帰初日のToDoリストに「自動返信オフ」を入れておくと安心です。

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コラム著者・編集者

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