アポ取りメールの基本構成
訪問のアポイントを取るメールでは、「訪問の目的→候補日時→所要時間→結びの挨拶」の4点を必ず含めるのが鉄則です。目的が曖昧だと「何のために来るのか」が伝わらず、返信をもらえない原因になります。
- 訪問の目的 — 何について話したいのかを1〜2行で簡潔に
- 候補日時 — 3つ程度を提示（相手が選びやすい数）
- 所要時間 — 「30分〜1時間程度」のように目安を伝える
- 結び — 「ご都合が合わなければ別日程をご指定ください」と柔軟さを示す
件名や本文で「アポイント」という言葉を使うのは避けましょう。訪問をお願いする側は「ご面談のお願い」「ご挨拶のお願い」「お打ち合わせのご相談」のような丁寧な表現を使うのがビジネスマナーです。
新規取引先への訪問依頼メール
面識のない相手に訪問を依頼するメールは、「誰の紹介か」「なぜ連絡したのか」を冒頭で明確にすることが重要です。経緯が不明なメールはスパムと判断されかねません。
件名：【ご面談のお願い】○○のご紹介でご連絡いたしました（株式会社△△ □□）
○○株式会社
○○部 ○○様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△ ○○部の□□と申します。
○○株式会社の○○様よりご紹介いただき、
ご連絡させていただきました。
弊社は○○のサービスを提供しており、
貴社の○○事業においてお役に立てるのではないかと考えております。
ぜひ一度お時間をいただき、
弊社サービスについてご説明させていただければ幸いです。
下記日程でご都合のよいお日にちはございますでしょうか。
・○月○日（○）10:00〜12:00
・○月○日（○）14:00〜16:00
・○月○日（○）16:00〜18:00
ご都合に合わせてオンラインでのご面談も可能でございます。
所要時間は30分〜1時間程度を予定しております。
上記でご都合が合わない場合は、
ご希望の日時をご指定いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
──────────────
株式会社△△ ○○部
□□ □□（氏名）
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：xxxxx@example.co.jp
──────────────
新規取引先への訪問依頼メール（Webサイト経由） 件名：【ご挨拶のお願い】貴社○○サービスについて（株式会社△△）
○○株式会社
○○部 ご担当者様
初めてご連絡いたします。
株式会社△△ ○○部の□□と申します。
貴社のホームページで○○サービスを拝見し、
弊社の○○事業との連携の可能性についてお話を伺いたく、
ご連絡いたしました。
よろしければ、一度貴社にお伺いして
お話しさせていただけないでしょうか。
下記日程でご都合のよいお日にちがございましたら
お知らせいただけますと幸いです。
・○月○日（○）10:00〜12:00
・○月○日（○）14:00〜16:00
・○月○日（○）16:00〜18:00
ご都合に合わせてオンラインでのご面談も可能でございます。
所要時間は30分程度を想定しております。
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご検討いただけますと幸いです。
既存取引先への定期訪問メール
すでに取引がある相手への訪問依頼は、新規に比べてシンプルで構いません。訪問の目的（状況報告・新サービスの案内・契約更新の相談など）を具体的に書くと、相手も時間を空ける判断がしやすくなります。
件名：○○のお打ち合わせのお願い（株式会社△△）
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
○○プロジェクトの進捗状況につきまして、
直接ご報告かたがたご相談させていただきたく、
お打ち合わせのお時間をいただけないでしょうか。
下記日程でご都合のよいお日にちはございますでしょうか。
・○月○日（○）10:00〜11:00
・○月○日（○）14:00〜15:00
・○月○日（○）16:00〜17:00
所要時間は1時間程度を予定しております。
ご都合が合わない場合はお気軽にご指定ください。
よろしくお願いいたします。
「ご挨拶に伺いたい」場面の例文
年末年始の挨拶回り、担当者変更の着任挨拶、昇進・異動の報告など、ビジネス上の節目で「ご挨拶」を目的に訪問するケースのメール例文です。
件名：年末のご挨拶に伺いたく存じます（株式会社△△ □□）
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
早いもので年末のご挨拶の時期となりました。
本年も大変お世話になりましたので、
ぜひ直接ご挨拶に伺いたく存じます。
お忙しい時期かと存じますが、
下記日程でお時間をいただくことは可能でしょうか。
・12月○日（○）10:00〜11:00
・12月○日（○）14:00〜15:00
・12月○日（○）16:00〜17:00
15〜20分程度、短時間のご挨拶でございます。
ご都合が合わない場合はご遠慮なくお知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。
件名：担当者変更のご挨拶に伺いたく存じます（株式会社△△）
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
この度、○月○日付で前任の○○に代わり、
貴社を担当させていただくこととなりました。
つきましては、ぜひご挨拶に伺いたく存じます。
前任からの引き継ぎ事項の確認もあわせて
お話しさせていただければ幸いです。
下記日程でご都合のよいお日にちはございますでしょうか。
・○月○日（○）10:00〜11:00
・○月○日（○）14:00〜15:00
・○月○日（○）16:00〜17:00
貴社へお伺いするかオンラインでの実施か、
ご希望をお知らせいただけますと幸いです。
所要時間は30分程度を予定しております。
ご多用のところ恐れ入りますが、
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
日程候補の出し方のコツ
候補日時は3つが目安です。2つだと選択肢が少なく、5つ以上だと逆に迷わせてしまいます。
- 候補日は3つ程度。曜日を分散させると相手の予定に合いやすい
- 時間帯は「10:00〜12:00」のように幅を持たせる（ピンポイント指定は避ける）
- 「上記以外でも調整可能です」と添えると、やり取りの往復が減る
- 月曜午前・金曜午後は避ける（週の始めと終わりは忙しい傾向）
- 候補日は1週間〜2週間先が適切。翌日や当日は失礼にあたることがある
- 所要時間は候補の下にまとめて書くほか、「・○月○日（○）10:00〜11:00（うち1時間程度）」と各候補の横に添える書き方もある
相手が役職者の場合は、秘書や担当者宛に「○○部長のご都合を伺いたく」と書くケースもあります。
返信がない場合のフォローメール
訪問依頼メールを送って3〜5営業日経っても返信がない場合は、リマインドを送りましょう。催促ではなく「確認」のトーンで書くのがポイントです。
件名：Re: ○○のお打ち合わせのお願い（株式会社△△）
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
先日、お打ち合わせのお願いについてご連絡いたしましたが、
その後ご状況はいかがでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、
ご都合のよい日程をお知らせいただけますと幸いです。
なお、先日ご提示した日程以外でも調整可能ですので、
ご希望がございましたらお気軽にお申しつけください。
何卒よろしくお願いいたします。
フォローメールは元のメールに「Re:」で返信する形がベストです。相手がスレッドで経緯を確認できます。
件名パターン集
訪問依頼メールの件名は、「何を依頼しているのか」が一目でわかるものにしましょう。「ご相談」だけでは具体性に欠けます。
【ご面談のお願い】○○について（株式会社△△）
【ご挨拶のお願い】担当者変更のご連絡（株式会社△△）
お打ち合わせ日程のご相談（株式会社△△ □□）
年末のご挨拶に伺いたく存じます（株式会社△△）
○○のご提案に関するお打ち合わせのお願い
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